Sistem Informasi Manajemen Transportasi Logistik Perkotaan

Oleh: Zaroni

Senior Consultant

Supply Chain Indonesia

Saat ini, lebih dari separuh penduduk dunia tinggal di wilayah perkotaan. Tren ini diperkirakan semakin meningkat dalam beberapa dekade ke depan. Pada tahun 2050, diprediksi dua pertiga penduduk dunia tinggal di kota.

Sebagian besar kota-kota berpenduduk lebih dari 5 juta orang berada di negara-negara Asia dan Afrika. Ada banyak faktor pemicu peningkatan jumlah penduduk di kota, antara lain pertumbuhan ekonomi, peningkatan kegiatan dan produksi di sektor industri, jasa, dan perdagangan, baik domestik maupun internasional. Selain itu, kemajuan internet yang mendorong pertumbuhan e-commerce juga memengaruhi urbanisasi.

Warga kota memerlukan berbagi infrastruktur untuk mendukung kehidupannya agar sesuai dengan perkembangan sosial, gaya hidup, tren teknologi, dan lingkungan. Salah satu infrastruktur paling krusial adalah transportasi massal untuk menunjang mobilisasi warga kota, baik dari rumah menuju kantor, sekolah, pasar, tempat rekreasi, dan lainnya.

Penyediaan transportasi massal dalam bentuk kereta dan bus memerlukan pembangunan infrastruktur, seperti terminal, stasiun, dan jalur kereta bawah tanah (subway). Di beberapa kota besar di negara-negara maju, sistem dan infrastruktur transportasi massal sudah berjalan dengan andal dan efektif, sehingga dapat memenuhi kebutuhan mobilitas warga kotanya tanpa menimbulkan kemacetan di jalan raya. Akan tetapi, hal yang sama belum dapat dikatakan untuk kota-kota besar di negara berkembang.

Sistem dan infrastruktur transportasi massal penduduk kota di negara berkembang masih belum memadai sehingga belum menjadi pilihan warga kota dalam menunjang aktivitasnya. Penduduk kota di negara berkembang cenderung masih memilih kendaraan pribadi, seperti sepeda motor dan mobil, untuk kebutuhan transportasi sehari-harinya.

Selain perihal transportasi, aktivitas logistik, terutama untuk barang-barang kebutuhan pokok, seperti makanan, minuman, dan pakaian, guna memenuhi kebutuhan hidup warga kota juga memiliki tantangan tersendiri. Tentu diperlukan sistem logistik yang andal dan efisien untuk menunjang kebutuhan 2 sampai 5 juta orang per harinya.

Umumnya, warga kota mendapatkan makanan dan minuman di toko eceran modern, warung, dan pasar tradisional yang terdekat dengan mereka, baik di lokasi perumahan, perkantoran, sekolah, kampus, pabrik, dan lain-lain. Pengelolaan logistik perkotaan memerlukan sistem informasi manajemen yang memadai dan andal untuk pengoperasian logistik dan pengambilan keputusan.

Transportation Management System (TMS)
Transportation Management System (TMS) adalah aplikasi manajemen pengi-riman untuk mengatur pengiriman dengan mudah. TMS membantu operasional transportasi barang lebih efisien dan hemat biaya.

Aplikasi TMS berfungsi untuk mengelola keseluruhan proses pengiriman barang, mulai dari pembuatan order, alokasi order dengan jadwal pengiriman digital, pembuatan rute yang optimal dan efisien, serta pemantauan armada pengiriman secara real-time.

TMS dapat meningkatkan efisiensi dalam manajemen pengiriman dan operasional armada yang lebih efektif, termasuk pengelolaan armada dan pengemudi. Selain itu, TMS juga memberikan visibilitas yang baik dalam proses pengiriman dan pemantauan kinerja secara langsung.

Dengan demikian, TMS dapat meningkatkan manajemen keseluruhan, termasuk pengambilan keputusan yang cepat, serta memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik.

Aplikasi TMS dapat diintegrasikan dengan sistem ERP atau aplikasi lain yang digunakan oleh perusahaan transportasi barang, sehingga kinerja sistem menjadi lebih efektif dan operasional menjadi lebih terkoordinasi secara menyeluruh. Data dan informasi berjalan lancar, memungkinkan manajemen yang terintegrasi, penggunaan data yang konsisten, pembaruan yang real-time, serta mengurangi kesalahan data yang mungkin terjadi akibat ketidakselarasan informasi antar sistem.

TMS menyediakan solusi digital yang meliputi efisiensi waktu dan operasional pengiriman, pemantauan armada pengiriman secara real-time, serta kemudahan pelanggan dalam melacak dan mendapatkan update status pengiriman.

TMS menyediakan dasbor dan analitik yang memberi kemudahan dalam mengambil keputusan berbasis data. Pertama, TMS dapat menganalisis aktivitas armada secara real-time, dari mulai jarak, durasi mengemudi, hingga tingkat efisiensi pemakaian bahan bakar. Kedua, TMS dapat menganalisis performa pengiriman dengan mudah dan cepat, seperti waktu mulai dan waktu berakhir untuk mengukur ketepatan waktu pengiriman.

Manajemen kendaraan (fleet management)
Manajemen kendaraan (fleet management) mencakup:

• Manajemen armada
  Pengelolaan armada kendaraan baik milik internal dan milik vendor bisa dikelola dengan baik secara menyeluruh dalam satu dashboard kendaraan, dari tahap pengadaan sampai tahap operasional dan perawatan.
• Manajemen pengemudi
  Mengelola pegemudi/driver adalah hal yang membutuhkan perhatian khusus dan detail, termasuk pekerjaan pengiriman yang pernah ditangani. Performa driver juga bisa dilihat dari satu dashboard.
• Perawatan kendaraan
  Setiap varian memiliki standar perawatan barang baik prediktif dan preventif yang mana akan otomatis bisa dijadikan parameter perencanaan perawatan kendaraan dan realisasinya.
• Manajemen persediaan
  Pengelolaan spare-part dan persediaan barang lain mulai dari perencanaan, permintaan barang sampai dengan pembelian bisa dikontrol dan terhubung dengan modul keuangan.
• Manajemen ban
  Seperti halnya inventori atau persediaan barang, ban adalah hal yang krusial pada bisnis transportasi. Pengelolaan tercatat mulai dari pembelian sampai dengan rotasi serta vulkanisir.
• Integrasi FMS
  Integrasi modul manajemen kendaraan tidak hanya dengan GPS, melainkan dengan modul pengiriman barang tapi juga integrasi dengan modul keuangan dan manajemen vendor.
• Aplikasi mobile
  Aplikasi berbasis mobile juga kami sediakan bagi petugas lapangan untuk melakukan inspeksi dan pencatatan kondisi kendaraan, sehingga bisa real-time dan bisa mencakup banyak kegiatan termasuk pengajuan perawatan insidental.
• Laporan kendaraan
  Modul Manajemen Kendaraan memiliki berbagai jenis laporan kendaraan yang bisa digunakan oleh manajemen dalam pengelolaan yang lebih efektif dan efisien sehingga bisa menekan biaya dan meningkatkan pelayanan jasa transportasi.
• Vendor channel
  Transparansi dan kecepatan informasi dalam rangka kerja sama penggunaan kendaraan dari vendor atau investor bisa cepat dalam penyediaan armada dan pemantauan operasional armada sehingga bisa meningkatkan kepercayaan bersama.

Manajemen Pengemudi/Sopir (Driver Management)
Pengelolaan bisnis transportasi tidak lepas dari pengemudi atau sopir. Semakin banyak kendaraan yang  dikelola, maka semakin banyak juga sopir yang dipekerjakan. Manajemen Pengemudi/Sopir (Driver Management) sudah saatnya diterapkan pada perusahaan yang mengelola banyak sopir dan mulai menerapkan manajemen strategi yang bisa membantu dalam kontrol serta bisa sebagai bahan improvisasi strategi bisnis logistik transportasi.

Dalam aktivitas manajemen sopir yang merupakan salah satu bagian dari Manajemen Transportasi atau Transportation Management System, perusahaan transportasi perlu mulai melakukan digitalisasi dalam:

• Proses perekrutan sopir dan pendataan kelengkapan syarat-syarat administrasi.
• Pendataan jam kerja/shift serta kendaraan yang dikemudikan.
• Riwayat tugas kerja (job order history)
• Riwayat perawatan kendaaan yang dikemudikan oleh sopir dalam rangka melihat performa kendaraan.
• Riwayat Ritase dan poin ritase yang didapatkan.
• Riwayat Klaim pekerjaan dari order yang dikemudikan.
• Laporan Kinerja atau KPI (Key Performa Indicator).

Untuk memudahkan pihak manajemen dalam mengelola hal tersebut, maka diperlukan sebuah sistem yang terintegrasi dan mudah digunakan oleh operator ataupun sopir itu sendiri dalam melakukan proses pendataan. Manajemen Pengemudi/Sopir mencakup pengelolaan informasi profil, job order, absensi, kendaraan yang dikemudikan, dan jam kerja yang ditentukan.

Hasil yang diharapkan dari manajemen pengemudi/sopir adalah:

• Laporan kinerja sopir yang nanti bisa digunakan dalam kontrol dan evaluasi strategi peningkatan efektivitas operasional. Laporan ini memberikan penilaian sopir yang kinerjanya bagus atau tidak.
• Laporan performa dalam menjalankan atau membawa kendaraan, apakah sesuai standar atau tidak. Bisa dilihat nanti dari laporan perawatan dan perbaikan kendaraan.
• Pemetaan sopir di setiap wilayah dan jenis kendaraan.
• Kontrol untuk pemberian gaji atau bonus sopir.
• Riwayat absen atau sanksi yang dikenakan kepada sopir.
• Pengingat kapan SIM atau izin lainnya.
• Riwayat klaim yang dikenakan oleh pelanggan terhadap dari riwayat sopir ini.
• Performa semua sopir dari berbagai parameter yang sudah ditentukan.

*****

*Isi artikel merupakan pemikiran penulis dan tidak selalu mencerminkan pemikiran atau pandangan resmi Supply Chain Indonesia.

Download artikel ini:

  SCI - Artikel Sistem Informasi Manajemen Transportasi Logistik Perkotaan (433.4 KiB, 10 hits)