Oleh: Ir. Berty Argiyantari, M.M. | Senior Consultant at Supply Chain Indonesia
Pengadaan merupakan salah satu fungsi dalam supply chain yang memegang peranan penting. Selain karena nilai barang dan jasa yang dibeli nilainya cukup besar, proses pengadaan yang efektif dan efisien sangat mempengaruhi keberhasilan dari fungsi-fungsi lainnya seperti fungsi produksi, pemasaran, pemeliharaan dan lain lain.
Apakah kegiatan seleksi vendor itu?
Kegiatan seleksi vendor adalah kegiatan pemilihan vendor baru yang belum pernah digunakan oleh perusahaan. Kegiatan seleksi ini merupakan tahap awal dalam proses pengadaan. Akan menjadi sangat positif bagi perusahaan apabila program seleksi yang dikembangkan lebih mengutamakan aspek kualitas dan value yang ada dalam perusahaan itu sendiri, dengan tidak semata-mata melihat faktor harga saja. Pemilihan vendor yang efektif dapat membantu perusahaan untuk mencapai hasil produksi dan efisiensi yang diinginkan.
Mengapa proses seleksi vendor perlu dikelola dengan baik?
Dalam aktivitas pengadaan, akan selalu berhubungan dengan vendor karena merekalah yang memasok barang dan jasa, kemudian produk akhirnya akan dijual pada pembeli. Bila ada kebutuhan terutama jika secara nominal jumlahnya besar, pada umumnya vendor akan datang kepada pembeli dan berlomba-lomba menawarkan barang atau jasanya. Tak jarang dari mereka memberikan janji yang begitu manis seolah-olah semua dapat dikerjakan dengan mudah dan hasil yang memuaskan dalam waktu singkat. Pada kenyataannya, tidak semua janji terealisasi sesuai harapan. Apabila vendor tidak dapat menepati janjinya baik dari segi kualitas, ketepatan jumlah dan waktu pengiriman, bukan tidak mungkin akan berdampak kepada kualitas produk dan layanan yang akan dihasilkan oleh perusahaan.
Pemilihan vendor yang salah dapat memperburuk posisi seluruh proses supply chain, keuangan dan operasional perusahaan. Keluhan pelanggan akan meningkat dan dalam beberapa jenis bisnis, pelanggan akan memberikan pinalti secara finansial. Disinilah seleksi vendor perlu dikelola dengan baik karena akan sangat membantu perusahaan dalam menentukan vendor yang kompeten. Jangan sampai perusahaan terjebak pada janji manis yang berujung kepada kekecewaan dan kerugian finansial hingga kehilangan pelanggan. Memiliki vendor yang handal maka akan dapat menghasilkan produk bermutu dan meningkatkan daya saing perusahaan.
Kriteria yang perlu dipertimbangkan dalam memilih vendor
1. Kemampuan teknis: Kriteria ini menggambarkan seberapa jauh vendor menguasai produk yang dijualnya. Semakin tinggi penguasaan terhadap teknis produk yang ditawarkan, maka akan semakin baik kualitas yang diberikan. Di samping itu, perusahaan sebaiknya memperhatikan juga adanya sistem manajemen mutu yang dimiliki oleh vendor. Keuntungan yang diperoleh jika vendor telah memiliki sistem manajemen mutu:
(a) Jaminan kualitas yang konsisten
(b) Komitmen terhadap kepuasan pelanggan
(c) Penanganan pasokan yang tepat dan konsisten dengan standar operasional yang ditetapkan oleh perusahaan.
2. Kapasitas produksi: Kapasitas produksi perlu diketahui untuk menghitung kemampuan vendor dalam memasok barang. Semakin besar kapasitas yang disedikan oleh vendor untuk perusahaan, maka jaminan kelangsungan pasokan akan semakin baik.
3. Inovasi: Vendor yang memiliki banyak ide inovatif akan sangat membantu perusahaan untuk menghasilkan produk-produk unggulan yang bisa meningkatkan daya saing.
4. Purna jual: Jangan pernah mengabaikan layanan purna jual karena layanan purna jual adalah bentuk jaminan mutu untuk produk yang ditawarkan produsen kepada konsumennya. Purna jual juga menunjukkan reputasi sebuah perusahaan yang bisa meningkatkan kepercayaan konsumen. Pastikan barang yang kita beli dalam nilai besar, memiliki garansi dan layanan jual yang prima.
5. Lokasi: Salah satu komponen harga adalah biaya transportasi. Jauh dekatnya jarak menentukan besarnya biaya transportasi. Semakin dekat jaraknya, biaya transportasi akan semakin murah dan juga lead time pengiriman akan cepat. Dengan berkurangnya lead time pengiriman, tingkat persediaan bisa diturunkan ke tingkat minimal.
6. Harga: Kesalahan terbesar ketika memilih vendor adalah jika kita hanya berpatokan kepada harga dengan mengesampingkan kualitas produk dan layanan. Biaya yang ditimbulkan oleh buruknya kualitas akan jauh lebih besar dibandingkan dengan penghematan yang dihasilkan karena memburu harga murah. Misalnya, ketika kita melakukan pembelian sebuah mesin produksi, meskipun harga yang ditawarkan terlihat tinggi, ada baiknya untuk melihat nilai tambah yang ditawarkan seperti garansi penggunaan dalam selang waktu tertentu, jasa perbaikan gratis ataupun adanya pelatihan untuk operator yang dapat berdampak pada kualitas sumber daya manusia dan kualitas produk yang dihasilkan oleh perusahaan.
7. Stabilitas finansial: Hal ini berhubungan dengan kondisi keuangan vendor. Perusahaan yang memiliki perputaran kas lebih cepat maka akan lebih cepat pula dalam proses pengadaan barangnya. Dalam beberapa kasus pernah ditemui, bahwa vendor dengan stabilitas finansial yang buruk akan berdampak pada kesinambungan pasokan,
8. Tingkat resiko: Pengelolaan resiko perlu menjadi kriteria yang perlu dipertimbangkan. Resiko tidak bisa dihindari, namun harus diminimalkan agar tidak terjadi kerugian yang lebih besar. Akan lebih baik jika vendor memiliki sistem manajemen resiko yang dapat menjamin kelangsungan pasokan.
14 Juni 2016
Download Artikel ini:
Cara_Jitu_Mendapatkan_Vendor_yang_Handal.pdf (132.0 KiB, 2,802 hits)
