Oleh: Ir. R. Budi Setiawan, M.M., CISCP | Senior Consultant at Supply Chain Indonesia
Pada saat ini disetiap perusahaan baik industri maupun jasa dan industri lainnya memiliki ruangan tertentu yang digunakan untuk menyimpan barang. Ruangan tersebut bisa dalam ukuran yang besar maupun ukuran yang kecil tergantung kepada banyaknya barang yang terdapat dalam ruangan tersebut. Didalam ruangan tersebut terdapat barang yang berharga maupun tidak berharga akan tetapi yang jelas barang tersebut memiliki nilai. Baik nilainya masih ekonomis maupun tidak.
Ruangan teserbut biasanya merupakan warehouse atau gudang. Dengan kondisi demikian maka warehouse atau gudang merupakan tempat yang sangat penting bagi perusahaan, karena digudanglah terdapat aset perusahaan yang disimpan yang akan berpengaruh kepada operasional perusahaan. Untuk itu gudang sangat penting untuk ditata dan dilihat kinerjanya setiap periode tertentu agar tidak menimbulkan kerugian atau hambatan bagi perusahaan.
Pada perkembangannya tempat penyimpanan saat ini bisa dilakukan di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan dan bahkan ada yang dititipkan pengelolaannya kepada pihak ke tiga. Hal tersebut dilakukan agar aset yang tersimpan di dalam gudang tersebut dapat dikendalikan dari sisi jumlah maupun nilainya, sehingga bisa ditentukan berapa banyak jumlah atau nilai yang perlu di simpan. Batasan tersebut dilakukan untuk memperjelas capital yang harus disediakan atau diputar oleh perusahaan.
Proses Inti di Gudang
Mengelola gudang boleh disebut sebagai pekerjaan yang mudah karena proses besarnya hanya terdiri dari 4 proses yaitu :
- Terima
- Simpan
- Serahkan atau kirim
- Pendataan atau pelaporan
Keempat proses tersebut terkesan sederhana, dari kata yang ada akan tetapi jika dilihat dari akibat yang ditimbulkan akan membahayakan kelangsungan perusahaan.
Pertama adalah proses penerimaan. Dalam proses penerimaan yang terjadi di gudang adalah personil gudang menerima barang yang diserahkan oleh pihak lain ke bagian gudang. Sangat sederhana bukan proses penerimaan tersebu terjadi. Akan tetapi jika dalam proses penerimaan tersebut terjadi kesalahan barang yang diterima yang berhubungan dengan :
- Jenis
- Spesifikasi
- Jumlah
- Merek
- Ukuran
- Pencatatan
- dll
Apabila ini terjadi maka akan mengakibatkan terjadinya masalah pada proses berikutnya yang membutuhkan barang tersebut.
Kedua adalah proses penyimpanan. Setelah proses pertama sebagai proses lanjutan yaitu penyimpanan menjadi sangat penting apabila:
- Ketersediaan barang
- Kelebihan atau kekurangan stok barang
- Sulit mencari barang yang disimpan
- Terjadi kesalahan dalam menempatkan barang
- Tercampur yang bisa mengakibatkan kerusakan barang yang disimpan
- Sulit mengambil barang yang disimpan
- Pencatatan penyimpanan tidak benar :
a. Lokasi
b. Jumlah
c. Umur
d. dll. - Kerusakan barang yang disimpan
- Kehilangan barang yang disimpan
- dll
Akibat dari proses kedua adalah nilai aset yang tersimpan dan kelancaran kegiatan operasional.
Apabila nilai aset yang tersimpan tidak dapat dikendalikan maka akan mengakibatkan perputaran keuangan perusahaan tidak lancar dan mengendap dalam bentuk barang. Semakin lama barang mengendap atau tersimpan di gudang akan semakin merugikan perusahaan, kecuali jika barang tersimpan di gudang waktu perolehannya cukup lama.
Ketiga adalah proses penyerahan atau pengiriman. Pada prinsipnya gudang tidak akan menyerahkan barang, mengeluarkan barang atau mengirimkan barang apabila tidak ada permintaan atau perintah dari pemilik barang atau yang berwenang. Pada proses penyerahan atau pengiriman barang didahului dengan proses :
- Permintaan barang atau perintah pengiriman barang
- Pengambilan barang
- Proses lanjutan sebelum barang diserahkan atau dikirim, seperti; pengemasan, pemberian label,dll
- Pencatatan barang yang akan diserahkan atau dikirim
- Dll
Seperti halnya proses pertama, pada proses ke tiga yaitu penyerahan atau pengiriman dapat terjadi kesalahan yang berhubungan dengan :
- Jenis
- Spesifikasi
- Jumlah
- Merek
- Ukuran
- Pencatatan
- dll
Akibat dari proses ke tiga adalah kelancaran kegiatan operasional, khususnya jika barang tersebut akan dilakukan untuk keperluan proses lanjutan.
Ke empat adalah proses pendataan, pencatatan atau pelaporan. Dalam proses ke empat ini dapat mempengaruhi ke 3 proses sebelumnya. Untuk itu dalam pendataan, pencatatan atau pelaporan harus 100% akurat. Apabila proses pendataan, pencatatan atau pelaporan tidak akurat akan mengakibatkan:
- Nilai aset perusahaan menjadi semu
- Kekurangan atau kelebihan persediaan
- Dead stock tidak terkontrol
- dll
Melihat pentingnya peran gudang dalam operasional perusahaan maupun kinerja perusahaan maka gudang perlu dilakukan penilaian kinerja. Menilai kinerja tidaklah mudah karena penilaian tersebut harus didasarkan pada obyektivitas hasil kerja gudang tersebut.
Terkadang dalam menilai kinerja gudang seringkali lebih menekankan pada subyektivitas yang terjadi, contohnya; SDM tidak mampu karena kurang teliti atau tidak bisa mengerjakan proses yang ada di gudang, sementara SDM tersebut tidak diinformasikan tentang ketentuan atau aturan yang harus dijalankan. Untuk menilai kinerja gudang kita dapat menggunakan Key Perfomance Indicator’s (KPI’s).
Key Performance Indicators
Key Performance Indicators, adalah indikator yang digunakan untuk mengukur hasil progres kerja dibandingkan dengan target yang telah ditetapkan. Menentukan ukuran kinerja harus searang dengan visi, misi, tujuan dan sasaran dari perusahaan. Saat ini KPI’s menjadi satu hal yang sangat penting untuk perusahaan agar kinerjanya dapat diketahui dengan ukuran yang telah disepakati. Sehingga bisa dilihat apakah personil atau SDM atau tim yang ada dalam perusahaan tersebut berprestasi atau tidak, mendukung atau tidak dengan visi, misi, tujuan dan sasaran dari perusahaan. Dengan ukuran tersebut diharapkan menilai tim, SDM atau organisasi lebih objektif.
Perlu dipahami dan diketahui bahwa membuat suatu alat ukur kinerja itu tidak mudah dan perlu penelitian dan kajian yang jelas agar alat ukur tersebut bukan menjadi sebuah cerita saja. Oleh karena itu alat ukur tersebut haruslah :
- Spesific -> Harus jelas
- Measurable -> Dapat diukur
- Achievable -> Dapat dicapai
- Relevant -> Sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan
- Time Base -> Memiliki ukuran waktu
Dengan demikian maka alat ukur bisa menjadi objektif
Disamping itu dalam membuat atau mendesain alat ukur (KPI’s) tersebut haruslah :
- Relevan dengan sasaran. Maksudnya adalah alat ukur tersebut memiliki keterkaitan dengan sasaran dan target yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Jadi jika alat ukur tersebut tidak sesuai dengan saaran atau target maka alat ukur tersebut tidak dapat digunakan
- Mudah di kontrol. Alat ukur yang dibuat haruslah mudah dikontrol. Alat kontor yang dapat digunakan yaitu data atau dokumen. Jadi apabila kita akan membuat KPI’s tetapi tidak ada data atau dokumen atau data dan dokumen tersebut tidak dapat dibuat, maka lebih baik alat ukur tersebut tidak digunakan
- Dapat dilakukan tindak lanjut. Maksudnya adalah untuk mencapai KPI’s tersebut masih dapat dilakukan aktivitas improvement atau perbaikan terhadap proses, akan tetapi jika kita menetapkan KPI’s tetapi KPI’s tersebut tidak bisa dicapai walaupun kita sudah melakukan perubahan maka lebih baik KPI’s tersebut tidak dipergunakan
- Simple. KPI’s tersebut harus mudah untuk dijelaskan atau dimengerti oleh setiap tim yang akan diukur kinerjanya. Apabila KPI’s tersebut dapat menimbulkan persepsi yang berbeda maka KPI’s tersebut tidak dapat dipergunakan
- Kredible. KPI’s yang disusun, haruslah tidak mudah untuk dimanipulasi dan bisa dilakukan kontrol atau cross check, sehingga diyakini kebenarannya terhadap hasil penilaian tersebut. Jika KPI’s mudah dimanipulasi dan tidak dapat dikontrol, lebih baik tidak digunakan
Bentuk atau formulir KPI’s adalah sebagai berikut :
Langkah Menyusun KPI’s
Menyusun KPI’s perlu langkah-langkah yang jelas karena memang tidaklah semudah mengucapkan KPI’snya. Disini disampaikan gambaran untuk menyusun KPI’s agar bisa menjadi pedoman dalam pembuatannya.
- Menentukan Sasaran dan Target
Harus diingat bahwa sasaran adalah langkah untuk mencapai tujuan. Sedangkan target adalah hasil akhir yang harus dicapai dari sasaran atau hasil kerja yang dilakukan.
Disini yang paling penting adalah ketersediaan data atau dokumen untuk melihat hasil kerjanya. Jika tidak ada atau tidak bisa dibuat jangan dimasukan dalam KPI’s tersebut.
Menentukan sasaran atau target mana yang terlebih dahulu, terserah mana yang paling mudah dikerjakan, bisa sasaran terlebih dahulu atau target terlebih dahulu. - Membuat KPI’s
Seperti telah disebutkan diatas bahwa KPI’s adalah alat ukur maka dalam KPI’s tersebut disampaikan bagaimana mengukur hasil kerjanya. Misalnya; jumlah, rasio, prosentase dll. Dan memang informasi tersebut tersedia data dan dokumennya - Menentukan Bobot
Menentukan bobot yang perlu diperhatikan adalah tingkat kesulitan untuk mencapainya memiliki bobot yang lebih besar. Jika ada penilaian yang saling berhubungan atau saling mempengaruhi maka disarankan untuk memiliki bobot yang sama
Contoh :
Download Artikel ini:
Desain KPI Warehouse (561.7 KiB, 10,969 hits)
