Monday, 29 July 2019 / Published in Artikel Pergudangan

Implementasi Operasional Pergudangan pada Depo Gerai Maritim

Oleh: Drs. Moch. Taufik Natsir, M.M.
Senior Consultant | Supply Chain Indonesia

Sejalan dengan visi poros maritim yang dicanangkan oleh Presiden Joko Widodo, Kementerian Perdagangan (Kemendag) terus berupaya untuk menekan disparitas harga barang-barang pokok antardaerah. Disparitas harga ini disebabkan antara lain oleh jarak tempuh yang jauh karena Indonesia merupakan negara kepulauan dengan perairan seluas 6.292.156,82 km².

Dalam upaya tersebut, Kemendag mengembangkan program Depo Gerai Maritim sebagai langkah strategis untuk menurunkan disparitas harga serta menjamin ketersediaan kebutuhan barang pokok dan barang penting (bapokting) khususnya di bagian timur Indonesia. Depo Gerai Maritim berfungsi sebagai tempat untuk menampung produk unggulan daerah yang akan diangkut sebagai muatan balik sebelum dimuat di kapal dan digunakan untuk menyimpan barang sementara setelah diturunkan dari kapal.

Terdapat sembilan Depo Gerai Maritim yang dilalui oleh trayek tol laut di wilayah timur Indonesia diantaranya di Kabupaten Wakatobi, Kabupaten Kepulauan Aru, Kabupaten Lembata, Kabupaten Sabu Raijua, Kabupaten Mimika, Kabupaten Kepulauan Yapen, Kabupaten Tidore Kepulauan, Kabupaten Fak Fak, dan Kabupaten Teluk Wondama.

Persentase stabilisasi harga bapokting sepanjang tahun 2017, terutama pada saat puasa dan Lebaran, merupakan yang terendah dalam beberapa tahun terakhir. Berdasarkan laporan Badan Pusat Statistik (BPS) menunjukkan bahwa tingkat inflasi secara nasional saat puasa dan Lebaran atau pada periode Mei dan Juni, masing-masing mencapai 0,39% dan 0,69% atau berjumlah 1,08%. Jika dibandingkan dengan laju inflasi pada periode yang sama tiga tahun sebelumnya (2014-2016), besaran inflasi mencapai 1,36% pada 2014 (Juni 0,43%, Juli 0,93%), 1,47% pada 2015 (Juni 0,54% dan Juli 0,93%), dan 1,35% pada 2016 (Juni 0,66% dan Juli 0,69%) (http://ditjenpdn.kemendag.go.id).

Menurut Peraturan Menteri Perdagangan (Permendag) Republik Indonesia No. 85 Tahun 2016 tentang Petunjuk Operasional Standar Teknis Kegiatan Bidang Pasar Menu Kegiatan Pembangunan Depo Gerai Maritim melalui Dana Alokasi Khusus, Depo Gerai Maritim bertujuan untuk menunjang kelancaran distribusi barang dan menjaga kestabilan juga menguragi disparitas harga.

Sejalan dengan hal tersebut, menurut Menteri Perdagangan Enggartiasto Lukita, Program Depo Gerai Maritim bertujuan untuk meminimalisasi biaya distribusi barang, meningkatkan ketersediaan barang, mengurangi fluktuasi harga antarwaktu, meningkatkan perdagangan antarpulau, memperluas jaringan distribusi produk unggulan daerah setempat sebagai muatan balik, dan meningkatkan kesejahteraan petani serta nelayan di daerah tertinggal, terpencil, terluar, dan perbatasan (3TP) (https://swa.co.id).

Operasional Pergudangan
Sebagai upaya untuk mengoptimalkan operasional Depo Gerai Maritim yang dibangun di beberapa daerah di timur Indonesia, diperlukan sarana penunjang pergudangan. Merujuk pada Permendag tersebut, sarana penunjang tersebut meliputi sarana penyimpanan barang seperti pallet dan rak, sarana penyimpanan barang yang membutuhkan penyimpanan dingin cold storage, sarana angkut seperti forklift atau hand pallet, sarana administrasi seperti komputer dan printer, sarana komunikasi seperti telepon, faksimili, jaringan internet, juga sarana keamanan, termasuk CCTV.

Sarana gudang tersebut bertujuan untuk membantu pengadaan material yang dibutuhkan dalam jumlah yang optimal dan dengan harga paling rendah, menyelesaikan proses-proses penerimaan, distribusi, dan pengelolaan inventaris secara tepat, serta memelihara kondisi material yang disimpan agar tetap dalam kondisi baik sampai material tersebut diperlukan.

Selain sarana penunjang pergudangan, pertimbangan pemilihan lokasi gudang juga penting untuk optimalisasi fungsi Depo Gerai Maritim. Terdapat beberapa faktor yang menjadi pertimbangan dalam pemilihan lokasi gudang seperti biaya konstruksi, tenaga kerja, pemeliharaan bangunan, transportasi, dukungan sumber daya setempat, dan potensi perluasan depo itu sendiri.

Sementara itu, untuk mengoptimalkan operasional depo diperlukan perencanaan fasilitas berupa layout untuk ruang maupun racking-nya, dinding penyekat, ruang antar kolom, roof design, adanya ventilasi, natural lighting, serta ruang yang cukup untuk penerimaan dan penyimpanan barang termasuk untuk manuver material handling equipment-nya (misalnya forklift atau hand pallet).

Selain fasilitas penunjang gudang tersebut diatas, diperlukan fasilitas dokumentasi dan sistem informasi yang baik dan jelas. Dalam sistem manajemen pergudangan saat ini, di pasaran sudah banyak tersedia Warehouse Management System (WMS) yang cukup sederhana dan siap digunakan, sehingga proses dokumentasi bisa dilakukan secara elektronik, tanpa kertas (paperless), bahkan bisa dengan menggunakan aplikasi mobile. Namun untuk menjaga kelangsungan operasional dan bisnis itu sendiri terkadang diperlukan dokumentasi dengan kertas. Seperti sistem dengan kartu stock masih bisa digunakan jika electronic document belum bisa diterapkan.

Informasi yang umumnya dibuat dokumentasinya adalah:

Dokumen penerimaan, penyimpanan, pengambilan, dan pengiriman barang
Inventori barang yang meliputi data lokasi barang, kuantitas barang, tanggal kadaluarsa, status kondisi barang (layak jual, rusak, atau karantina)
Data MSDS (Material Safety Data Sheet), detail kemasan, dan sertifikasi barang
Data pengirim barang atau data pemasok termasuk juga data tujuan pengiriman barang (customer).
Data kegiatan di gudang termasuk log book tiap shift kerja serta catatan operasional lainnya yang secara spesifik perlu di dokumentasikan.

Hal yang sangat penting dalam pengelolaan depo adalah sumber daya manusianya. Harus dibuat organisasi pengelola gudang yang secara sederhana dibagi dalam tiga bagian, yaitu yang pertama adalah bagian perencanaan dan kontrol termasuk quality, health, and safety environment (QSHE), yang kedua adalah bagian operasional dan administrasi, serta yang ketiga adalah bagian keamanan. Pembagian tersebut bisa dikembangkan lebih lanjut seiring dengan kebutuhan depo. Hal yang tidak kalah penting adalah fungsi manager atau kepala gudang sebagai penanggung jawab seluruh kegiatan gudang harus memiliki kemampuan yang cukup, khususnya kemampuan manajerial dan operasional depo.

Kondisi Depo Gerai Maritim yang pengadaan fasilitasnya diperoleh baik dari pemerintah pusat maupun daerah, maka pemanfaatannya harus merujuk pada aturan yang ada. Pemanfaatan aset Negara memang diatur dalam regulasi tersendiri, sehingga diperlukan kajian khusus agar pengelolaan Depo Gerai Maritim bisa sejalan dengan tujuannya, baik secara operasional maupun commercial.

Implementasi Program Depo Gerai Maritim membutuhkan dukungan secara sinergis dari kementerian/lembaga terkait, pelaku usaha, hingga pemerintah daerah setempat. Pemerintah daerah yang wilayahnya terdapat Depo Gerai Maritim harus memanfaatkan dan mendorong terlaksananya program tersebut agar berjalan dengan optimal sehingga dapat meningkatkan ketersediaan bapokting, serta mengurangi disparitas harga. Sosialisasi Program Depo Gerai Maritim perlu lebih ditingkatkan kepada pihak pemerintah daerah dan pelaku usaha setempat.

Referensi: