Oleh: Ir. Berty Argiyantari, M.M. | Senior Consultant at Supply Chain Indonesia
Pembeli ada raja !! Jargon ini begitu popular di masyarakat. Sebuah kalimat yang menggambarkan bahwa pembeli bak seorang raja yang harus dilayani dengan seksama dan segala kemauannya dituruti. Namun, di masa kini apakah jargon tersebut sepenuhnya benar? Tentu saja, arti kalimat dari jargon tersebut tidak seluruhnya benar.
Di dunia procurement yang berhubungan dengan vendor, seringkali tedengar keluhan bahwa vendor tidak melayani pembelinya dengan baik. Setelah pesanan ditempatkan, pelayanan yang diberikan jauh dari yang diharapkan. Respon yang lambat, penundaan kedatangan pesanan dan kualitas yang rendah seringkali membuat kesal pembeli.
Sedangkan dari sisi vendor,dengan adanya keterbatasan sumber daya dan waktu, maka vendorpun akan menerapkan strategi yang berbeda-beda dalam melayani pelanggannya. Tidak semua pelanggan akan dilayani dengan tingkat pelayanan yang sama.
Sebagai pelaku di bidang procurement, kita perlu mempelajari motivasi vendor ketika menjalin sebuah hubungan bisnis dengan perusahaan agar procurement bisa menerapkan strategi yang tepat. Ketika melakukan analisa pasokan di tahap awal, agar bisa mengembangkan hubungan bisnis yang tepat dan mendapatkan vendor yang handal, bagian Procurement harus benar-benar memahami posisi tawarnya di mata vendor dengan membuat pemetaan yang disebut dengan Vendor Preferencing matrix, yang dibagi menjadi 4 kuadran yaitu: Develop, Core, Nuisance, dan Exploitable. 
Ada 2 dimensi untuk melihat motivasi vendor ketika menjalin hubunga bisnis dengan pelanggannya, yaitu :
- Value bisnis yang diperoleh oleh vendor (The value of the business to the Vendor)
- Daya tarik bisnis perusahaan bagi vendor (The overall attractiveness of the business to the Vendor)
Value bisnis merefleksikan besarnya porsi bisnis secara finansial yang akan diberikan perusahaan kepada vendornya. Semakin besar porsi dan volume bisnis yang akan diperoleh vendor, maka vendor akan semakin termotivasi untuk menjalin kerjasama.
Daya tarik bisnis disini merefleksikan beberapa faktor yang menarik bagi vendor untuk bekerja sama, diantaranya adalah tingkat keuntungan yang diperoleh, ketepatan pembayaran, kemudahan untuk bekerja sama, potensi pertumbuhan bisnis di masa depan, kesesuaian strategi perusahaan, konsistensi, hubungan baik, tingkat kepercayaan dan peningkatan citra vendor karena menjalin kerjasama dengan perusahaan.
Semakin tinggi porsi dan volume bisnis yang diberikan dan semakin tinggi daya tarik perusahaan, maka motivasi vendor untuk menjalin kerjasama akan semakin besar. Mereka akan memperlakukan perusahaan sebagai pelanggan prioritas yang harus dilayani dengan perlakuan khusus.
Sebaliknya, jika porsi bisnis dan volume yang kecil ditambah juga dengan daya tariknya yang rendah, maka vendor akan setengah hati menjalankan hubungan bisnis dengan perusahaan. Akibatnya, layanan yang diberikan akan setengah hati.
- Nuisance: Perusahaan memiliki daya tarik dan value yang kecil di mata vendor. Vendor akan menempatkan perusahaan sebagai prioritas terakhir. Dukungan dan tingkat layanan yang diberikan relatif rendah. Hubungan yang terjadi adalah hubungan jangka pendek karena bisnis yang diberikan tidak menarik bagi vendor.
- Exploitable: Di sini, besarnya bisnis yang ditawarkan oleh perusahaan cukup tinggi bagi vendor. Namun daya tariknya relatif rendah. Bisa saja walaupun besar dari segi jumlah dan volume order namun karena keuntungan yang diberikan kecil serta jatuh tempo pembayaran seringkali terlambat,dan tingkat kepercayaan yang rendah, maka posisi perusahaan di mata vendor belumlah menjadi prioritas utama. Di kuadran ini, vendor akan tetap menjaga hubungan baik, asalkan perusahaan tidak terlalu merepotkan mereka dan aman bagi bisnis vendor. Tingkat layanan yang diberikan vendor yang masuk dalam kuadran ini belum mencapai angka maksimal
- Develop: Vendor yang masuk dalam kuadran develop, melihat perusahaan sebagai sebuah potensi di masa depan yang menjanjikan. Walaupun dari segi porsi bisnis saat ini belum besar, namun vendor melihat adanya potensi pengembangan yang menarik ke depannya. Vendor bersedia untuk melakukan investasi untuk menunjang perusahaan dan mengembangkan hubungan bisnis jangka panjang. Tujuannya adalah di masa depan adalah value yang diperoleh vendor akan meningkat.
- Core: Vendor yang masuk dalam kuadran ini, memperlakukan perusahaan sebagai pelanggan intinya. Tingkat layanan yang diberikan merupakan pelayanan prima dan maksimal.
Dalam pemetaan ini bisa dilihat bahwa tidak semua pelanggan akan diperlakukan sebagai raja oleh vendornya. Masing – masing kuadran akan memiliki perlakukan yang berbeda dari vendor. Oleh karena itu, strategi menghadapi vendor akan bervariasi dan harus jeli membina hubungan bisnis yang disesuaikan dengan posisi tawarnya.
Oleh karena itu, untuk mendapatkan layanan prima, merupakan tantangan bagi procurement bagaimana caranya agar posisi tawar perusahaan di mata vendor bisa lebih kuat. Caranya dengan meningkatkan daya tarik perusahaan dan juga meningkatkan volume bisnis. Jumlah vendor yang dikelola tidak perlu terlalu banyak, agar jumlah dan volume order tidak tersebar kebanyak vendor. Membina hubungan yang jangka panjang yang berbasis win-win benefit merupakan syarat mutlak yang harus dilakukan agar tujuan perusahaan dapat tercapai.
Download Artikel ini:
Memahami Posisi Tawar Terhadap Vendor Melalui Vendor Preferencing Matrix (631.6 KiB, 497 hits)
