Oleh: Ir. Berty Argiyantari, M.M. | Trainer & Senior Consultant at Supply Chain Indonesia
Dalam menerapkan strategic procurement, ada beberapa hal yang perlu dilakukan yaitu :
a. Spend Analysis
Dalam satu perusahaan, terdapat banyak komponen yang harus dibeli. Tentu saja dengan sumber daya yang terbatas, kita tidak bisa memperlakukan seluruh komponen dengan perlakuan yang sama. Harus diterapkan sistem prioritas dalam menganalisa keseluruhan komponen secara bersama-sama.
Ada beberapa komponen perlu diberi perhatian lebih dibanding komponen lain. Semakin banyak biaya yang dikeluarkan untuk membeli suatu komponen, maka komponen tersebut semakin penting untuk dianalisa karena potensi penghematan yang dihasilkan akan berdampak besar. Untuk itu, dalam melakukan spend analysis, bisa digunakan metode Supply Positioning Model yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam menentukan strategi pembelian dan menetapkan prioritas perhatian terhadap supplier.
Dalam Supply Position Model, terdapat 2 parameter yaitu:
- Level of Annual Expenditure, yaitu biaya yang dikeluarkan per tahun untuk membeli suatu komponen. Penentuan biaya yang dikeluarkan menggunakan aturan pareto yaitu bahwa 20 % item yang dibeli menggunakan 80 % dari total biaya pembelian dan 80 % komponen yang dibeli menggunakan 20 % dari total biaya pembelian.
- Supply Risk mengindikasikan tingkat resiko dari masing-masing komponen. Semakin besar ketergantungan terhadap supplier, maka akan semakin besar tingat resikonya. Perusahaan harus berusaha untuk menurunkan tingkat resiko agar ketergantungan terhadap supplier bisa diminimalisir dan tidak terjadi kendala dalam supply.
Berdasarkan 2 parameter tersebut, Supply Positioning Model dibagi menjadi 4 kuadran, yaitu Strategic (strategis), Bottleneck (khusus), Leverage (Umum) dan Routine (rutin). Setiap kuadran memiliki strategi yang berbeda-beda dalam penerapannya, tergantung pada kritis atau tidaknya komponen bagi perusahaan dan kondisi supply dari komponen tersebut.
Gambar 3 – Supply Positioning Model
b. Supplier Development
Kerja-sama kolaboratif perlu terus ditingkatkan sehingga mencapai tahap sinergi antara supplier dan customernya. Strategic procurement akan berusaha untuk terus meningkatkan kualitas dan kompetensi suppliernya dari waktu ke waktu. Pada tahap sinergi, perlu dilakukan pengembangan supplier atau biasa disebut dengan supplier development. Supplier development mempunyai tujuan meningkatkan kemampuan supplier melalui sharing knowledge dan edukasi secara rutin sehingga supplier dapat melakukan perbaikan berkesinambungan sendiri dan dapat mengurangi problem yang dibuat oleh supplier dengan membuat perbaikan segera. Hasil yang diharapkan adalah adanya penurunan biaya, meningkatkan ketepatan pengiriman dan juga meningkatnya kualitas barang yang dihasilkan oleh supplier serta meningkatkan rasa saling percaya dan keterbukaan antara kedua belah pihak.
c. Supplier Relationship Management
Pengukuran kinerja supplier secara periodik perlu dilakukan dan kerja sama dengan supplier kunci perlu dikembangkan, yaitu membangun hubungan jangka panjang melalui saling percaya, saling terbuka dan komitmen “one team mindset” dengan mengedepankan perbaikan berkesinambungan. Pertemuan rutin diadakan untuk memberi umpan balik atas kinerja yang telah dicapai selama periode tertentu dan saling berbagi ide maupun informasi, membahas mengenai perkembangan terhadap insiatif perbaikan, dan peluang yang bisa menghasilkan keuntungan bersama.
Download Artikel ini:
Transformasi Procurement dari Tactical Menuju Strategic Procurement 2 (611.3 KiB, 838 hits)
