Oleh: Dr. Zaroni, CISCP | Senior Consultant at Supply Chain Indonesia
Value stream mapping (VSM) merupakan teknik memvisualkan proses aktivitas dalam bentuk mapping flow chart yang berguna untuk memetakan aktivitas yang memberikan nilai tambah dalam mewujudkan proses lean. Nilai tambah dan bukan pemborosan yang menjadi fokus VSM. Setiap proses aktivitas yang dilakukan perusahaan, selalu berujung pada penambahan cost dan waktu, dan akhirnya adalah dibebankan kepada pelanggan. Perusahaan yang berdaya saing tinggi, hanya akan melakukan proses aktivitas yang benar-benar memberikan nilai tambah bagi pelanggannya. Dengan kata lain, perusahaan akan berusaha mewujudkan proses lean. Untuk mewujudkan proses lean, manajemen harus memahami proses bisnis, yang mencakup seluruh proses value chain, seperti proses produksi, aliran material, aliran informasi, dan aliran uang. Fokus proses lean terletak pada aktivitas yang memberikan penambahan nilai bagi pelanggan dan menghilangkan aktivitas yang tidak menambah nilai atau pemborosan. Teknik VSM digunakan dalam mewujudkan proses lean dengan cara memetakan dan menganalisis aktivitas yang menambah nilai dan tidak menambah nilai serta langkah-langkah dalam aliran dan proses informasi. Model VSM ini memvisualisasikan kegiatan yang menambah nilai bagi pelanggan, dan kegiatan yang tidak menambah nilai. Dengan memvisualkan proses dan memetakan aktivitas yang memberi nilai tambah dan mengidentifikasi aktivitas yang tidak memberi nilai tambah, maka kita dapat menemukan potensi perbaikan yang signifikan dan tindakan perbaikan yang sesuai. VSM digunakan dalam lingkungan lean untuk mengidentifikasi peluang-peluang perbaikan dalam pengurangan lead-time, karena model ini mengidentifikasi slack, pemborosan, dan kegiatan-kegiatan yang tidak menambah nilai bagi pelanggan dan perusahaan. Pemetaan proses ini melibatkan pembuatan suatu diagram di mana proses, aliran, material, informasi yang mengalir, dan semua data penting lainnya (misalnya tingkat inventory, waktu pengolahan, dan batch size) yang divisualisasikan dengan bantuan diagram dan simbol-simbol yang distandardisasi (Rother & Shook, 2003). VSM ini sebagai titik awal untuk merancang aliran nilai yang lebih lean.
Penggunaan value stream mapping VSM menggunakan simbol-simbol yang distandardisasi, meskipun dalam penggunaan VSM terdapat beberapa variasi dalam memviusalisasi simbol. Simbol-simbol VSM dikelompokkan ke dalam kategori: proses, material, informasi, dan simbol-simbol umum. Simbol proses meliputi simbol untuk memvisualisasi flow chart: customer/supplier, proses, data box, workcell, dan operator. Simbol material untuk memvisualisasi: inventory, shipments, Kanban stock point, material pull, safety stock, dan external shipment. Simbol informasi untuk memvisualisasi proses: central control point, manual info, dan electronic info. Sementara simbol-simbol umum untuk memvisualisasi: Kaizen burst, value-added dan non value-added time. Setiap simbol proses ditentukan activity cycle time (CT), changover time (C/O) untuk menentukan waktu yang diperlukan untuk melakukan perpindahan suatu aktivitas ke aktivitas lain, ukuran volume (lot size), waktu efektif yang tersedia dalam satuan detik per hari, dan persentase uptime. Secara sederhana, penyusunan VSM terdiri dari 2 tahap penting, yaitu: penggambaran proses kondisi saat ini (current state process) dan penggambaran proses masa depan (future state process). Dari kedua gambar kondisi proses yang berbeda ini dapat diidentifikasi potensi perbaikan (opportunities for improvement), sehingga dapat mewujudkan proses lean. Tahap pertama dalam value stream mapping adalah penyusunan peta keadaan saat ini. Menganalisis aliran material dalam kondisi saat ini akan memberikan informasi tentang kegiatan-kegiatan yang menambah dan tidak menambah nilai (misalnya, waktu mesin, ruang yang tidak perlu, jumlah pengerjaan ulang, jarak tempuh, dan inefisiensi). Pada tahap kedua, informasi dari peta keadaan saat ini digunakan untuk menyiapkan peta keadaan di masa depan yang diinginkan, di mana pemborosan dihilangkan, dan jumlah kegiatan-kegiatan yang tidak menambah nilai diminimalkan. Pertanyaan yang harus dijawab selama langkah ini adalah, misalnya:
- Apakah “takt-time” (waktu yang diharapkan antara unit output produksi, yang disinkronisasi dengan permintaan pelanggan)?
- Apakah mungkin untuk memperkenalkan aliran yang kontinu?
- Dapatkah produksi dikontrol dengan pull system?
Aspek penting yang perlu diperhatikan selama tahap ini adalah perlunya penyesuaian sistem produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sekaligus menjaga agar proses produksi tetap fleksibel. Setelah kedua tahap dilakukan, maka langkah selanjutnya adalah mengambil tindakan untuk mengubah proses aktivitas dari kondisi saat ini agar semaksimal mungkin menyerupai keadaan yang diinginkan. Setelah itu, proses dapat mulai dari awal lagi. Secara rinci, tahapan proses VSM sebagai berikut (Rother & Shook, 2003):
- Identifikasi kelompok produk atau kelompok jasa mana yang perlu dianalisis. Buatlah satu tim yang terdiri atas pemilik proses dan karyawan yang terlibat dalam proses aktivitas tersebut.
- Analisis kondisi saat ini dan terjemahkan ke dalam skema proses umum.
- Kumpulkan data pendukung bagi skema proses (misalnya output, waktu output, dan karyawan).
- Rumuskan proses yang ideal berdasarkan permintaan pelanggan, yang merupakan proses kondisi masa depan. Dalam langkah ini gunakan parameter seperti jumlah pekerjaan minimal yang sedang berjalan, waktu set-up yang pendek dan daftar pengembangan yang diperlukan agar mencapai keadaan masa depan yang ideal.
- Tentukan rencana tindakan untuk mewujudkan perbaikan-perbaikan yang diperlukan untuk mencapai keadaan di masa depan. Rencana tindakan ini harus berisi prioritas-prioritas untuk berbagai pengembangan yang berbeda, tindakan-tindakan yang berhubungan dengan orang, jalur waktu yang jelas, dan keterlibatan sponsor.
- Pantau kemajuan dan mulai lagi dari Langkah 1.
Value stream mapping digunakan lebih dari sekadar menghilangkan pemborosan. Model VSM ini berisi tentang pengurangan variabilitas dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya, baik material, personil, maupun peralatan. Tujuan inti dari VSM adalah untuk mewujudkan proses bisnis sesuai dengan yang diinginkan oleh pelanggan. Oleh karena itu, analisis permintaan dan keinginan pelanggan harus ditinjau dan dinilai terlebih dahulu. Data yang diperlukan untuk menganalisis VSM mungkin tidak selalu ada atau tersedia, kalau pun data tersebut ada mungkin tidak dikumpulkan secara sistematis. Konsekuensinya adalah bahwa proses analisis lebih memakan waktu karena kegiatan-kegiatan pengumpulan data tambahan diperlukan. Kondisi lain yang penting adalah bahwa semua orang menemukan metode kerja yang disepakati, sehingga desain proses yang ideal memberikan hasil yang diinginkan dan dicapai kesepakatan komitmen untuk mewujudkannya. Implikasi dari VSM adalah perubahan cara kerja. Ini tampaknya sederhana, tetapi masalah-masalah praktis sering kali muncul karena orang terbiasa dengan tingkat kebebasan tertentu dalam melakukan aktivitas mereka. Pilihan kebebasan ini sekarang dibatasi secara substansial. Setiap aktivitas yang telah biasa dilakukan kini harus disalurkan dengan cara yang berbeda. Penentuan keadaan masa depan yang diinginkan adalah tidak awal yang penting bagi perbaikan. Oleh karena itu, kondisi proses masa depan perlu dirumuskan dan divisualisasikan dengan cermat. Bangun optimisme dan komitmen untuk mewujudkannya di antara seluruh personil yang terlibat. Rencana tindakan untuk perbaikan merupakan hal yang penting untuk memulai proses perbaikan. Setiap perubahan pasti menimbulkan “ketidaknyamanan”. Ketidaknyamanan bukan saja karena harus mulai membiasakan hal-hal baru yang lebih lean, namun juga menuntut untuk selalu konsisten dan tidak tergoda untuk kembali kepada kebiasaan lama. Di sini diperlukan peran leader yang menjadi role model, dan sekaligus meng-inspirasi untuk selalu bersama timnya membangun komitmen dan konsisten menjalankan aktivitas-aktivitas proses baru untuk menciptakan lingkungan lean.
Referensi Rother, M. dan Shook, J. (2003) Learning to See: Value stream mapping to add value and eliminate muda. Cambride, MA: Lean Enterprise Institute.
