Oleh: Dr. Zaroni, CISCP | Senior Consultant at Supply Chain Indonesia
Supply chain management (SCM) memerlukan dukungan sistem information, communication, and technology (ICT) yang andal. Hal ini didorong oleh kompleksitas dan tuntutan manajer dalam pengambilan keputusan dan pengendalian SCM. Perkembangan sistem aplikasi ICT dalam beberapa tahun terakhir menunjukkan kemajuan yang semakin pesat, salah satunya adalah sistem enterprise resource planning (ERP).
Sistem enterprise resource planning (ERP) terintegrasi yang sekarang umum digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar untuk mendukung perencanaan dan pengendalian pasokan dan permintaan. Vendor software yang besar seperti JDA Software, Microsoft, Oracle, dan SAP menawarkan state-of-the-art sistem yang dirancang untuk menyediakan data real-time untuk mendukung pengambilan keputusan rutin yang lebih baik, meningkatkan efisiensi proses transaksi, integrasi lintas-fungsional, dan memberikan peningkatan wawasan tentang bagaimana bisnis harus dijalankan (Jacobs & Chase, 2011).
Istilah ERP memiliki arti yang berbeda, tergantung pada sudut pandang pengguna. Dari pandangan manajer di sebuah perusahaan, penekanannya adalah pada kata “planning”; para manajer mengartikan ERP sebagai suatu pendekatan perangkat lunak yang komprehensif untuk mendukung keputusan perencanaan dan pengendalian bisnis.
Di sisi lain, bagi masyarakat teknologi informasi, ERP adalah istilah yang menggambarkan sistem perangkat lunak yang mengintegrasikan program aplikasi di bidang keuangan, manufaktur, logistik, penjualan dan pemasaran, sumber daya manusia, dan fungsi lainnya dalam suatu perusahaan.
Integrasi ini dicapai melalui database bersama oleh semua fungsi dan aplikasi pengolahan data. Sistem ERP biasanya sangat efisien dalam menangani banyak transaksi yang mendokumentasikan kegiatan perusahaan. Sistem ERP memungkinkan untuk perencanaan terpadu dalam suatu perusahaan.
Perusahaan menerapkan ERP untuk mendapatkan keuntungan melalui efisiensi yang diperoleh oleh perencanaan rantai pasokan dan pengendalian proses yang terintegrasi. Selain itu, respon yang lebih baik untuk kebutuhan pelanggan diperoleh melalui informasi real-time yang disediakan oleh sistem.
Kualifikasi ERP
Ada empat aspek sistem aplikasi ERP yang menentukan kualitas sebuah sistem ERP (Jacobs & Chase, 2011).
- Sistem aplikasi ini harus multifungsi dalam lingkup berbagai kegiatan perusahaan dengan kemampuan untuk memberikan informasi keuangan, kegiatan pengadaan material baik dalam satuan rupiah maupun unit volume, penjualan dalam satuan rupiah maupun volume unit produk dan jasa, dan manufaktur atau konversi proses dalam satuan sumber daya atau orang.
- Sistem aplikasi ini harus diintegrasikan. Ketika transaksi atau data yang mewakili suatu kegiatan usaha yang dimasukkan oleh salah satu fungsi, data mengenai fungsi terkait lainnya langsung diperbarui. Hal ini mampu menghilangkan kebutuhan untuk reposting data ke sistem.
- Sistem aplikasi ini harus modular sehingga dapat dikombinasikan ke dalam sistem yang lebih luas atau terhubung dengan perangkat lunak dari aplikasi lain.
- Sistem aplikasi ini harus memfasilitasi perencanaan dan pengendalian kegiatan dasar, termasuk peramalan, perencanaan produksi, dan manajemen persediaan.
Sebuah sistem aplikasi ERP dapat dibangun dengan modul software dari vendor yang berbeda, atau dapat dibeli dari satu vendor. Pendekatan multivendor memungkinkan perusahaan untuk membeli sistem aplikasi “terbaik di kelasnya” dari setiap modul. Namun demikian hal ini biasanya akan mengorbankan peningkatan biaya dan sumber daya yang lebih besar yang mungkin diperlukan untuk menerapkan dan mengintegrasikan modul fungsional. Di sisi lain, pendekatan vendor tunggal mungkin lebih mudah untuk diterapkan, tetapi fitur dan fungsi sistem aplikasi mungkin bukan sistem aplikasi yang terbaik.
Sistem Aplikasi ERP
ERP sebagai core atau backbone dalam sistem informasi manajemen yang mengintegrasikan semua aplikasi sistem informasi yang digunakan di perusahaan. Aplikasi ERP mencakup: finance, manufacturing dan logistik, penjualan dan pemasaran, dan sumber daya manusia.
Sistem Aplikasi Finance
Sistem ERP menyediakan platform umum untuk mencatat data keuangan, pengolahan, dan melakukan rekonsiliasi data untuk menghasilkan informasi akuntansi dan keuangan dalam bentuk general ledger. Dari general ledger ini selanjutnya dapat disajikan laporan keuangan setelah dilakukan beberapa penyesuaian (adjustment) sesuai dengan kebijakan akuntansi yang ditetapkan.
Manfaat nyata dari sistem ERP keuangan adalah proses pencatatan data keuangan yang berasal dari sumber transaksi. Sebagai contoh, transaksi mengenai order dari pelanggan, dalam sistem ERP keuangan transaksi ini diperlukan untuk data produksi dan sekaligus untuk memperbaharui data piutang manakala pengiriman barang telah dilakukan.
Sistem Aplikasi Manufacturing dan logistik
Sistem ERP yang diterapkan untuk proses bisnis manufacturing dan logistik merupakan aplikasi yang paling kompleks, karena terdiri dari beberapa modul yang mencakup:
- Penjualan dan perencanaan operasional
- Manajemen bahan baku
- Pemeliharaan fasilitas pabrik
- Manajemen kualitas
- Perencanaan dan pengendalian produksi
Penjualan dan pemasaran
Sistem ERP yang digunakan untuk proses bisnis penjualan dan pemasaran mencakup aktivitas manajemen pelanggan, seperti:
- Sales order management
- Forecasting
- Order management
- Credit checking
- Distribusi
- Pengendalian ekspor
- Pengiriman barang
- Manajemen transportasi
- Penagihan
- Proses rebat
Sumber daya manusia
Aplikasi ERP yang digunakan untuk mendukung aktivitas pengelolaan sumber daya manusia, yang mencakup: payroll, administrasi benefit, prosedur rekrutmen, perencanaan pengembangan personil, perencanaan tenaga kerja, perencanaan skedul dan shift, manajemen kehadiran, cuti, dan pengelolaan pajak penghasilan pegawai.
Menerapkan ERP
Banyak perusahaan yang memperoleh manfaat dari penerapan ERP, sementara di sisi lain juga ditemukan beberapa perusahaan menghadapi permasalahan dalam penerapan ERP.
Penerapan ERP memerlukan investasi dan biaya yang cukup mahal, baik initial cost maupun running cost, memerlukan beberapa customized atau tailoring untuk mem-fit-kan sistem aplikasi ERP dengan proses bisnis dan supply chain management perusahaan, memerlukan biaya dan waktu untuk kegiatan konsultansi dan pelatihan untuk implementasi ERP.
Agar perusahaan berhasil dalam menerapkan ERP, manajemen perusahaan perlu melakukan pelatihan yang intensif, mulai dari tingkat manajerial sampai dengan tingkat operasional. Perubahan budaya dan cara kerja perlu dilakukan untuk menyesuaikan dan mem-fit-kan dengan proses bisnis yang baru berbasis ERP.
Download Artikel ini:
