Oleh: Ir. Berty Argiyantari, M.M. | Senior Consultant at Supply Chain Indonesia
Dalam satu rangkaian rantai pasok, vendor merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan perusahaan karena dengan adanya vendor yang baik maka kebutuhan bahan baku berkualitas dari perusahaan dapat dipenuhi. Untuk mendapatkan bahan dalam membuat suatu produk, perusahaan tidak boleh tergantung pada satu sumber saja melainkan harus menjalin kerjasama dengan beberapa vendor untuk dapat memenuhi kebutuhan perusahaan sehingga bisa menghasilkan waktu produksi yang lebih singkat, harga bersaing dan kualitas tinggi yang akhirnya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Kualitas kerja sama antara customer –vendor dapat diperoleh dengan penerapan Vendor Relationship Management yang efektif, yang tidak serta merta melakukan negosiasi untuk mendapatkan harga semurah mungkin. Vendor Relationship Management secara konsisten mengajak customer – vendor untuk membangun hubungan jangka panjang dengan saling berkomitmen dan saling mendukung untuk memperoleh keuntungan dan manfaat bagi kedua belah pihak. Konsep Vendor Relationship Management berguna untuk membina hubungan baik dengan para vendor sehingga dapat meminimalisir permasalahan-permasalahan yang timbul dalam proses penyediaan bahan baku. Keuntungan lain yang bisa diperoleh dengan penerapan Vendor Relationship Management adalah:
- Efisiensi biaya procurement
- Mengurangi biaya persediaan
- Memperbaiki proses procurement
- Meningkatkan kinerja perusahaan
Beberapa hal yang mempengaruhi tipe hubungan dengan vendor yaitu jangka waktu kerjasama yang akan dibangun, seberapa sering komunikasi dilakukan dan seberapa tinggi tingkat kepercayaan kedua belah pihak. Tanpa adanya kepercayaan, mustahil sebuah kerjasama dapat berjalan dengan baik. Terdapat 6 kunci sukses untuk mencapai Vendor Relationship Management yang handal:
- Berbagi informasi dan prioritas
Kunci sukses paling berpengaruh dalam Vendor Relationship Management adalah berbagi informasi dan skala prioritas kepada para vendor. Dengan adanya keterbukaan ini, maka dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan. Adapun informasi yang diberikan harus relevan dengan strategi bisnis perusahaan dan diberikan secara tepat waktu agar tidak kehilangan momentum. Contoh informasi yang dapat diberikan adalah mengenai ramalan penjualan, rencana peluncuran produk baru, perubahan rancangan, rencana ekspansi perusahaan. Bila informasi ini bisa diberikan kepada vendor secara tepat, maka vendor akan bisa memberikan layanan terbaiknya dalam menunjang bisnis perusahaan.
- Komitmen dan semangat kompetisi yang sehat
Salah satu tujuan dari Vendor Relationship Management adalah untuk mendapatkan komitmen dari vendor untuk membantu dan mendukung bisnis perusahaan. Disisi lain, vendor pun membutuhkan komitmen dari perusahaan. Dalam hal ini, tidak berarti perusahaan bisa menerima berapapun harga yang ditawarkan oleh vendor. Perusahaan harus selalu membandingkan penawaran yang masuk dengan vendor pesaing dengan menerapkan semangat kompetisi yang sehat. Always get competitive bids!
- Mengijinkan vendor untuk membantu perusahaan dalam membangun strategi
Jika vendor memasok barang atau jasa ke perusahaan merupakan vendor utama, maka ajaklah vendor untuk datang dalam pertemuan strategis (strategic meeting) yang terkait produk atau layanannya secara rutin. Perlu diingat bahwa vendor adalah pihak yang ahli bahkan lebih ahli dari kita di bidangnya dan keahlian tersebut dapat kita berdayakan untuk memberikan masukan-masukan dan ide-ide kreatifnya kepada perusahaan untuk menghasilkan produk yang inovatif berkualitas dengan biaya rendah.
- Membangun kerjasama jangka panjang
Vendor Relationship Management mengedepankan kerja sama jangka panjang dengan menempatkan vendor sebagai mitra strategis. Keuntungan dari kerjasama jangka panjang adalah meningkatkan kualitas produk yang dibeli, tingkat kepercayaan yang tinggi dan dapat melakukan transfer knowledge and expertise untuk kemajuan perusahaan.
- Memahami bisnis vendor
Kita harus memahami bahwa vendor melakukan bisnis tentunya untuk mendapatkan kentungan. Apabila kita terlalu menekan harga dan tidak memberikan mereka ruang yang cukup untuk meraih keuntungan maka siap-siaplah perusahaan akan ditinggalkan oleh vendornya. Dalam Vendor Relationship Management diajarkan bahwa perusahaan diminta untuk turut membantu vendor untuk bertumbuh bisnisnya dan bisa memberikan pelayanan yang lebih baik lagi. Perusahaan dapat mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang sekiranya dapat memberikan gambaran apa saja yang perlu untuk dibantu agar vendor dapat meningkatkan kinerjanya.
- Negosiasi untuk mandapatkan value
Dalam Vendor Relationship Management berlaku aturan bahwa negosiasi harus dilakukan dengan cara yang baik dan tujuan kedua belah pihak dapat tercapai. Tidak bokeh hanya menguntungkan satu pihak saja. Negosiasi lebih difokuskan untuk mendapatkan Value, yakni tidak sekedar hanya harga termurah karena seringkali harga murah dapat dicapai dengan mengorbankan kualitas. Spesifikasi dari kualitas yang disyaratkan harus dituangkan dalam sebuah kontrak perjanjian agar dapat dipahami dengan jelas oleh kedua belah pihak.
Download Artikel ini:
6 Kunci Sukses untuk Mencapai Excellence Vendor Management (523.4 KiB, 1,146 hits)
