Oleh: Mudjiyono Ridjan, S.T., M.M., CISCP.
Senior Consultant
Supply Chain Indonesia
Contract management atau yang biasa kita sebut dengan istilah manajamen kontrak, memiliki pengertian sebagai proses pengelolaan segala hal atau aspek yang berhubungan dengan kesepakatan antara dua belah pihak.
Menurut pasal 1313 KUH Perdata, suatu persetujuan atau kontrak adalah “suatu perbuatan dengan mana satu orang atau lebih mengikatkan dirinya terhadap satu orang lainnya atau lebih”. Perikatan yang timbul atau terjadi dari perjanjian atau kontrak ini, para pihak dengan bersepakat dan sengaja saling mengikatkan diri dalam suatu perikatan yang menimbulkan hak dan kewajiban untuk dilaksanakan oleh pihak-pihak tersebut”.
Pasal 1320 KUH Perdata menentukan, bahwa untuk sahnya suatu perjanjian diperlukan 4 (empat) syarat, yaitu:
- Sepakat dari para pihak/kesepakatan (bukan paksaan, penipuan, kekhilafan);
- Kecakapan para pihak untuk membuat suatu perjanjian (dewasa, tidak gila);
- Suatu hal atau objek tertentu (objek yang diatur harus jelas);
- Suatu sebab yang dibolehkan atau hal yang halal (tidak bertentangan perundangan, ketertiban umum, moral, kesusilaan).
Isi perjanjian merupakan tujuan yang akan dicapai kedua belah pihak, yang disebut juga prestasi, isi perjanjian dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) macam:
- Menyerahkan atau memberikan sesuatu barang, misalnya: jual-beli, sewa-menyewa, hutang-piutang;
- Berbuat sesuatu, misalnya: perjanjian perburuhan, perjanjian melakukan pekerjaan, perjanjian membuat bangunan;
- Tidak berbuat sesuatu, misalnya: perjanjian untuk tidak membangun bangunan bertingkat di depan rumah.
Guna memberi landasan bagi pelaksanaan pembuatan suatu perjanjian, maka ada beberapa asas di bidang hukum kontrak. Asas atau prinsip itu merupakan pondasi, tiang atau pilar dari pembuatan perjanjian, yaitu:
- Asas Kebebasan Berkontrak (Sistem Terbuka);
- Asas Konsensualitas (Kesepakatan);
- Asas Kekuatan Mengikat.
Berdasarkan asas konsensualitas, maka perjanjian dapat dibuat secara lisan maupun berbentuk tulisan atau secara tertulis, yang disebut akta. Ada dua macam akta yaitu:
- Akta Otentik, akta yang dibuat dan dipesiapkan oleh notaris atau pejabat resmi lainnya untuk kepentingan pihak-pihak dalam kontrak.
- Akta di bawah tangan, akta yang dibuat tidak di hadapan pejabat yang hukum atau notaris.
Melaksanakan manajemen kontrak umumnya memiliki beberapa tujuan, diantaranya yaitu:
- Untuk mencegah terjadinya perselisihan; dan
- Jika terjadi perselisihan dipakai sebagai alat bukti.
Suatu perjanjian sering terhambat karena pelaksanannya. Beberapa kemungkinan hambatan pelaksanaan dalam kontrak atau perjanjian antara lain:
- Terjadinya perselisihan karena penafsiran yang berbeda terhadap perjanjian dan pokok perselisihan belum diatur dalam perjanjian;
- Salah satu pihak melakukan ingkar janji atau wanprestasi;
- Keadaan memaksa (overmacht atau force majeur).
Wanprestasi terjadi apabila salah satu pihak sama sekali tidak melakukan kewajibannya; melaksanakan tapi tidak sebagaimana yang dijanjikan; tidak melaksanakan kewajiban pada waktunya (terlambat); melakukan sesuatu yang menurut perjanjian tidak boleh dilakukan.
Apa saja sanksi bagi yang melakukan wanprestasi?
- Membayar kerugian yang diderita atau ganti rugi;
- Pembatalan perjanjian/pemecahan perjanjian;
- Peralihan risiko;
- Membayar biaya perkara, kalau sampai diperkarakan ke pengadilan.
Umumnya proses manajemen kontrak meliputi mengelola negosiasi, pelaksanaan, kinerja, modifikasi, dan pemutusan kontrak dengan pihak-pihak tersebut. Tugas lainnya adalah memastikan bahwa semua pihak dalam kontrak sepenuhnya memenuhi kewajiban mereka. Selain itu, pengelolaan juga harus memastikan kontrak telah sesuai dengan kepatuhan dengan syarat dan ketentuan perusahaan.
Perusahaan harus menerapkan dan memelihara proses manajemen kontrak secara terorganisir. Pengelolaan kontrak yang efektif membutuhkan pemahaman tentang setiap langkah dalam proses kontrak, termasuk setiap langkah yang berkontribusi, menciptakan, atau menggunakan data kontrak.
Sebagai pedoman, pada umumnya suatu dokumen kontrak terdiri dari:
- Pembukaan: judul kontrak, identifikasi para pihak, latar belakang dan tujuan.
- Isi akta atau kontrak: lingkup kerja & nilai (IDR) jangka waktu, syarat tenaga ahli & mutu hak kewajiban, cara pembayaran dan sanksi.
- Penutup: wanprestasi, perselisihan, tempat, tanggal, dan tanda tangan.
- Lampiran (kesatuan kontrak): satuan biaya atau hal khusus hasil negosiasi, jadwal laporan atau pertemuan, kriteria kinerja pemasok capaian K3LL.
Hasil tender, negosiasi, dan tanda tangan kontrak
- Negosiasi dan hasil negosiasi dituangkan dalam perjanjian
– Memahami syarat-syarat pokok sahnya sebuah kontrak/perjanjian. - Memorandum of Understanding berisi kesepakatan negosiasi
– Substansi pasal-pasal yang diatur di dalamnya jelas dan konkrit. - Penyusunan perjanjian
– Membuat draft kontrak;
– Koreksi draft oleh para pihak;
– Penandatanganan kontrak para pihak. - Pelaksanaan perjanjian sesuai hak dan kewajiban para pihak
– Kewajiban dan hak dari para pihak dapat dijalankan sesuai dengan ketentuan yang ada dalam kontrak.
Bagaimana agar pemasok tidak mengajukan “perkecualian” pada klausul kontrak?
- Berikan klausul kontrak pada tahap awal (pada saat RFI/RFP/RFQ);
- Lampirkan draft standar kontrak pada dokumen tender;
- Buat penilai berdasarkan pembobotan untuk melaksanakan seleksi pemasok.
Hal ini diharapkan akan menghentikan permintaan Pemasok untuk mengajukan perkecualian pada klausul kontrak dan akan membebaskan kita (buyer) dari fungsi hukum/legal.
Kontrak sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan
- Memastikan para pihak membaca dan paham dalam mengartikan instruksi, prosedur, informasi dan kontrak.
- Memonitor aktivitas kerja sesuai jadwal yang sudah direncanakan.
- Melakukan inspeksi secara rutin atas jasa-jasa dalam kontrak untuk memastikan kesesuaian dengan spesifikasinya.
- Merencanakan dan melaksanakan pertemuan rutin antara para pihak dalam kontrak untuk:
1. membahas perkembangan,
2. memastikan jika ada permasalahan,
3. menyelesaikan hambatan lebih awal,
4. menyelesaikan masalah dengan negosiasi,
5. mendokumetasikan permasalahan, keterlambatan, pembayaran, dll. - Mengidentifikasi jika terdapat perbedaan antara pelaksanaan pekerjaan dan lingkup spesifikasi yang tertulis dalam kontrak dan segera memberitahukan kepada kontraktor/pemasok untuk pertanggung-jawaban.
- Memodifikasi aktifitas tergantung kepada perbedaan operasi sepanjang masih dalam batas toleransi.
- Memonitor pengeluaran biaya sesuai kontrak untuk memastikan bahwa pelayanan dilakukan sesuai persyaratan keuangan dan kontrak.
- Menyetujui/mensahkan pembayaran atas jasa/layanan pelaksanaan pekerjaan sesuai sistem administrasi pembayaran di perusahaan.
Kontrak sebagai pengendali pelaksanaan
- Membangun komunikasi yang efektif ketika mengawasi pelaksanaan kontrak.
- Melakukan pertemuan rutin untuk memonitor perkembangan pelaksanaan pekerjaan sesuai lingkup dan spesifikasi dalam kontrak.
- Berkolaborasi dengan fungsi-fungsi terkait dalam perusahaan:
– Fungsi Procurement – jika ada perubahan lingkup kerja;
– Fungsi Keuangan – untuk pembayaran dan kontrol anggaran;
– Fungsi K3LL – untuk monitoring keselamatan kerja;
– Fungsi Hukum – jika ada perselisihan;
– Manajemen perusahaan – jika ada hal-hal yang bersifat darurat;
– Fungsi Pengawas – untuk monitor pelaksanaan pekerjaan;
– Fungsi Gudang – untuk penerimaan barang/peralatan/bahan pendukung operasi. - Membuat laporan kinerja kontraktor/pemasok secara rutin (bulanan, kwartalan, semesteran) selama masa kontrak, terutama bila terjadi:
– Keterlambatan penyerahan/pelaksanaan pekerjaan;
– Pelanggaran terhadap prosedur K3LL dan etika bisnis.
Dalam manajemen kontrak, administrasi kontrak merupakan upaya pengelolaan atas kontrak dalam periode pelaksanaannya sehingga kewajiban dan hak dari masing-masing pihak dapat dijalankan sesuai dengan ketentuan yang ada dalam kontrak tersebut. Administrasi kontrak diperlukan dalam:
- Setiap pelaksanaan kontrak.
- Mengelola kontrak selama pelaksanaan proyek agar tercapai target pelaksanaan dalam aspek biaya, mutu, dan waktu untuk memperoleh laba, citra yang baik dari perusahaan serta profesionalisme dalam pelaksanaan pekerjaan.
- Mengelola kontrak selama pelaksanaan proyek agar diperoleh hasil pelaksanaan berupa bangunan dan kelengkapannya sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang ditetapkan dalam kontrak.
Bagi kontraktor Administrasi Kontrak diperlukan dalam mengelola kontrak selama pelaksanaan proyek agar tercapai. Dan bagi pengguna jasa Administrasi kontrak diperlukan dalam mengelola kontrak selama pelaksanaan.
Evaluasi, penutupan, dan dokumentasi kontrak
- Evaluasi
– Membuat evaluasi pencapaian kinerja:
1. Proses pengadaan yang telah dilaksanakan
2. Hasil negosiasi jika ada
3. Gambaran yang lengkap dari pencapaian kontraktor/pemasok
4. Terukur dengan nilai uang.
– Melakukan evaluasi Kontrak untuk membantu perbaikan dalam aktifitas pengadaan di masa yang akan datang sesuai dengan ketentuan perusahaan.
– Membuat laporan hasil evaluasi secara berkala dan mengirimkan kepada pihak terkait. - Penutupan kontrak
– Membuat penutupan Kontrak (close out) dengan menyerahkan laporan kinerja kontraktor yang telah ditandatangani perwakilan para pihak.
– Membuat database Preferred Supplier List yang berisi daftar kontraktor/pemasok dengan kinerja sangat memuaskan. - Dokumentasi kontrak
– Mengelola pengeluaran biaya dan memenuhi kewajiban pembayaran kepada Pelaksana Kontrak sesuai ketentuan Kontrak;
– Melakukan konsolidasi data dan menyiapkan laporan berkala pelaksanaan pekerjaan;
– Kontrak dan dokumen pendukung lainnya dilengkapi dan disimpan sesuai dengan prosedur tempat kerja yang berlaku mengikuti perundang-undangan.
– Mengelola administrasi arsip Kontrak termasuk penutupan Kontrak (close out), agar semua dokumen terkait tersimpan secara lengkap dan mudah ditemukan. Masa penyimpanan dokumen Kontrak disesuaikan dengan peraturan kearsipan yang berlaku.
5 Agustus 2021
Referensi:
- http://www.slideshare.net/dinhaidiati/hukum-perdata-perjanjianperikatan
- Property of SKK Migas
- http://triwahyuhadisaputra.blogspot.co.id/2012/06/administrasi-kontrak-konstruksi.html
*Isi artikel merupakan pemikiran penulis dan tidak selalu mencerminkan pemikiran atau pandangan resmi Supply Chain Indonesia.
Download artikel ini:
SCI - Artikel Manajemen Kontrak (826.7 KiB, 265 hits)
