Oleh: Dr. Zaroni, CISCP., CFMP.
Head of Consulting Division | Supply Chain Indonesia
Perencanaan Kebutuhan Bantuan Kemanusiaan
Proses perencanaan kebutuhan dalam manajemen logistik penanggulangan bencana merupakan langkah awal untuk mengetahui bantuan apa yang dibutuhkan, siapa yang membutuhkan, serta di mana, kapan, dan bagaimana cara menyampaikan kebutuhan tersebut. Kegiatan perencanaan kebutuhan ini memerlukan ketelitian dan kemampuan untuk mengetahui secara pasti kondisi korban bencana yang akan ditanggulangi.
Pengadaan dan Penerimaan Bantuan Kemanusiaan
Pengadaan merupakan kegiatan penting dalam mendapatkan material bantuan kemanusiaan dan peralatan untuk memenuhi kebutuhan dalam penanggulangan bencana secara tepat jenis barang, tepat kuantitas, tepat kualitas, tepat waktu, tepat harga, dan pelaksanaan prosedur. Selain itu, pengadaan juga menjadi isu penting dalam kepatuhan pada peraturan dengan harga yang paling efisien.
Proses pengadaan dan penerimaan bantuan untuk penanggulangan bencana dimulai dari pencatatan atau inventarisasi termasuk kategori bantuan kemanusiaan, dari mana bantuan diterima, kapan diterima, apa jenis bantuannya, seberapa banyak jumlahnya, bagaimana cara menggunakan atau mengoperasikan bantuan kemanusiaan yang disampaikan, apakah ada permintaan, dan untuk siapa bantuan kemanusiaan ini ditujukan.
Pergudangan dan Penyimpanan Bantuan Kemanusiaan
Proses penyimpanan dan pergudangan dimulai dari data penerimaan bantuan yang diserahkan kepada unit pergudangan dan penyimpanan disertai dengan berita acara dan bukti penerimaan bantuan kemanusiaan.
Pencatatan data penerimaan antara lain meliputi jenis barang bantuan apa saja yang dimasukkan ke dalam gudang, berapa jumlahnya, bagaimana keadaannya, siapa yang menyerahkan, siapa yang menerima, cara penyimpanan menggunakan metode barang yang masuk terdahulu dikeluarkan pertama kali atau FIFO (first-in first-out) dan/atau menggunakan metode LIFO (last-in first-out).
Perencanaan Pendistribusian Bantuan Kemanusiaan
Dalam perencanaan pendistribusian bantuan ini dilakukan pendataan: siapa saja yang akan menerima bantuan, prioritas bantuan kemanusiaan yang diperlukan, kapan waktu penyampaian, lokasi, cara penyampaian, alat transportasi yang digunakan, siapa yang bertanggung jawab atas penyampaian tersebut.
Pengangkutan
Berdasarkan data perencanaan pendistribusian, maka dilaksanakan pengangkutan. Data yang dibutuhkan untuk pengangkutan adalah: jenis bantuan kemanusiaan yang diangkut, jumlah, tujuan, siapa yang bertanggung jawab dalam keamanan perjalanan, dan siapa yang bertanggung jawab menyampaikan kepada penerima.
Penerimaan Bantuan Kemanusiaan di Tempat Tujuan
Aktivitas yang harus dilaksanakan dalam penerimaan bantuan di tempat tujuan adalah:
- Mencocokkan antara data di manifest pengangkutan dengan jenis bantuan yang diterima.
- Memeriksa kembali: jenis, jumlah, berat, dan kondisi bantuan.
- Mencatat tempat pemberangkatan, tanggal waktu kedatangan, sarana transportasi, pengirim, dan penerima bantuan.
- Membuat berita acara serah terima dan bukti penerimaan.
Pertanggungjawaban
Seluruh proses manajemen logistik bantuan kemanusiaan yang telah dilaksanakan harus dibuat pertanggungjawabannya. Pertanggungjawaban penanggulangan bencana, baik keuangan maupun kinerja, dilakukan pada setiap tahapan proses dalam bentuk laporan dengan prinsip akuntabilitas dan transparansi.
Protokol Manajemen Logistik Bantuan Kemanusiaan
Secara geografis dan struktur geologi, Indonesia terletak pada kawasan rawan bencana, yang memerlukan sistem penanggulangan bencana untuk dapat meminimalkan dampak kerusakan dan kerugian dari bencana tersebut. BNPB mencatat bahwa pada tahun 2014 terdapat 1.967 kejadian bencana di Indonesia. Sebagian besar bencana yang terjadi di Indonesia merupakan bencana hidrometeorologi. Bencana hidrometeorologi selalu terjadi lebih dari 90,5%, dengan korban akibat bencana: 622 jiwa meninggal dan hilang, serta 2,8 juta jiwa menderita dan mengungsi. Sementara, kerusakan rumah akibat bencana tahun 2014: 6.387 unit rumah rusak akibat bencana banjir, 689 unit rumah rusak akibat gempa bumi, 17.833 rumah rusak akibat letusan gunung api, dan 100 unit rusak akibat kebakaran hutan dan lahan.
Logistik memiliki peran penting dalam upaya penanggulangan bencana terutama pada saat prabencana, kesiapsiagaan, dan respon penanganan bencana. Pengelolaan logistik yang efektif, efisien, dan andal menjadi faktor penting dalam penanggulangan bencana. Logistik penanggulangan bencana perlu melibatkan banyak pihak untuk mengurangi risiko dampak bencana. Sinergi dan kolaborasi dari pemerintah, Badan Usaha Milik Negara (BUMN), dan perusahaan swasta di sektor penyedia jasa logistik perlu dibangun. Pemanfaatan seluruh kapasitas dan kapabilitas BUMN sektor logistik dapat dilakukan pada setiap tahapan proses logistik penanggulangan bencana, mulai dari prabencana, darurat, dan pascabencana.
Salah satu BUMN sektor logistik yang dapat dimanfaatkan peran dan kapabilitasnya adalah Pos Indonesia. Ketersebaran dan keterjangkauan kantor-kantor pos di seluruh penjuru nusantara, yang menghubungkan antara jaringan fisik kantor pos sebagai hub atau node dengan moda transportasi dan sistem teknologi informasi, memungkinkan kantor pos dapat secara cepat menginformasikan kebutuhan bantuan kemanusiaan, infrastrutur transportasi, dan tempat penyimpanan yang dapat digunakan; jalur, moda, dan kapasitas transportasi yang tersedia, dan pola distribusi bantuan kemanusiaan yang efektif.
Kantor pos sebagai point of service penerimaan bantuan kemanusiaan (baik berupa paket bantuan kemanusiaan maupun uang) dari masyarakat/donor. Pos Indonesia memiliki 4.076 kantor pos dan >35.000 point of sales yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Kantor pos sebagai warehouse yang mengelola pergudangan dan distribusi logistik bantuan kemanusiaan di lokasi-lokasi wilayah rawan bencana sebagai bentuk kesiapsiagaan untuk merespon penanggulangan bencana secara cepat dan tepat. Pos Indonesia dapat menjadi mitra utama BNPB dan Badan Daerah Penanggulangan Bencana (BDPB) dalam pengelolaan logisitik penanggulangan bencana yang menjadi bagian protokol sistem penanggulangan bencana.
24 Februari 2017
*Isi artikel merupakan pemikiran penulis dan tidak selalu mencerminkan pemikiran atau pandangan resmi Supply Chain Indonesia.
Download artikel ini:
SCI - Artikel Manajemen Logistik Penanggulanagan Bencana (Bagian #2) (660.7 KiB, 724 hits)
