Oleh: Dr. Zaroni, CISCP., CFMP., CMILT.
Head of Consulting Division
Supply Chain Indonesia
Proses logistik ekspor
Setelah produk siap untuk dikirim, proses logistik dimulai. Salah satu hal pertama yang perlu dilakukan eksportir adalah menentukan pemilihan freight forwarder dan cara pengirimannya. Memilih freight forwarder, agen logistik ekspor, dan agen clearing & forwarding (C&F) akan sangat memudahkan proses logistik ekspor.
Selanjutnya, agen akan mengatur produk ekspor yang akan diangkut melalui pengiriman pilihan eksportir, menangani bea cukai, dan memastikan penyelesaian pengantaran di tempat tujuan. Sebagai contoh, bila perusahaan melakukan pengiriman ekspor melalui angkutan laut, mereka harus memilih antara opsi layanan transportasi seperti konsolidasi, less than container load, full container load, project cargo, dan lain-lain.
Barang yang akan dikirim harus dikemas dengan cara “siap ekspor (export ready)”, yang mencakup penandaan dan pelabelan
yang diperlukan pada kotak, paket, atau karton. Daftar rincian barang (packing list) diperlukan jika lebih dari satu paket akan dikirim dalam lot. Barang tersebut kemudian dikeluarkan dari tempat eksportir, setelah menyelesaikan urusan cukai (jika ada).
Dokumen-dokumen penting dalam proses logistik ekspor sebagai berikut:
- Invoice atau faktur (proforma invoice, commercial invoice, dan consular invoice).
- Packing list.
- Bill of lading (B/L) atau air waybill.
- Polis asuransi.
- Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB).
- Shipping Instruction (SI).
- Dokumen tambahan: (1) Certificate of Origin (COO) atau Surat Keterangan Asal (SKA), (2) Certificate of Analysis (COA), (3) Sertifikat fitosanitari, (4) Sertifikat fumigasi, (5) Serifikat veterinir, (6) Keterangan timbangan, dan (7) Measurement list.
Memahami aliran logistik & dokumen merupakan hal yang sangat penting. Banyak perusahaan manufaktur memproduksi barang setiap hari dan mengirimkannya ke luar negeri setiap minggu. Setelah kargo siap untuk dikirim, perusahaan menghubungi freight forwarder untuk memberikan informasi yang relevan, seperti kesiapan kargo, ketentuan perdagangan internasional Incoterm, pelabuhan pembongkaran, volume dan jenis kontainer yang diperlukan. Informasi ini penting, sehingga freight forwarder dapat memeriksa tarif dan merencanakan pengiriman sesuai kebutuhan perusahaan.
Freight forwarder akan menginformasikan ke perusahaan mengenai jadwal pelayaran termasuk batas waktu (closing time) penerimaan kargo di pelabuhan, ETD (expected date of departure), waktu transit, ETA (expected date of arrival), dan biaya total. Sehingga perusahaan dapat memutuskan untuk memesan kapal yang berlayar pada ETD pilihan mereka.
Setelah pemesanan dilakukan, freight forwarder akan memberikan konfirmasi pemesanan yang terdiri dari rincian kapal kepada perusahaan. Setelah perusahaan menerima pemesanan (booking), mereka akan merencanakan tanggal pemuatan dengan freight forwarder untuk membuat semua pengaturan yang diperlukan, seperti mengambil dan mengirimkan kontainer kosong (empty container) ke perusahaan.
Banyak importir dan eksportir lebih suka bekerja dengan freight forwarder untuk meningkatkan pengetahuan & koneksi mereka. Sehingga importir dan eksportir hanya perlu menghubungi freight forwarder.
Tidak perlu banyak pihak seperti perusahaan pelayaran, penyedia angkutan, dan pialang bea cukai untuk menyelesaikan pekerjaannya. Selain itu freight forwarder juga akan memeriksa semua dokumen yang diperlukan secara menyeluruh untuk menghindari terjadinya kesalahan. Semua dokumen harus benar-benar benar. Karenanya, perhatian khusus untuk semua dokumen sangat penting.
Perusahaan mengambil kontainer kosong untuk kargo di depot kontainer. Depot kontainer adalah tempat semua maskapai pelayaran menyimpan kontainernya. Depot juga membutuhkan perawatan container seperti pembersihan dan perbaikan. Perusahaan harus memastikan tim pick-up memeriksa kondisi kontainer sebelum mengambil. Sementara perusahaan memuat kargo ke dalam kontainer, freight forwarder harus menindaklanjuti shipping instruction dari perusahaan untuk menyiapkan draf bill of lading.
Begitu kontainer masuk ke pelabuhan, freight forwarder harus memastikan penyerahan VGM (verified gross mass) dan deklarasi pabean lengkap sebelum kapal berangkat. Kontainer diangkat oleh crane besar yang disebut gantry crane.
Begitu kapal berangkat dari pelabuhan muat, freight forwarder juga perlu menindaklanjuti bill of lading dari maskapai pelayaran dan meneruskannya ke perusahaan. Perusahaan akan mengirimkan bill of lading kepada penerima barang melalui layanan pos seperti Express Mail Service (EMS), DHL, atau FedEx.
Sebelum kapal tiba di pelabuhan pembongkaran, maskapai pelayaran akan mengeluarkan pemberitahuan kedatangan dan faktur komersial biaya penanganan terminal dan biaya lokal lainnya kepada penerima barang (consignee). Penerima barang diminta untuk menyerahkan bill of lading asli ke maskapai pelayaran untuk menukar pesanan pengiriman. Penerima barang juga diharuskan membayar biaya penanganan terminal dan biaya lokal untuk mendapatkan pesanan pengiriman.
Setelah penerima menerima pesanan pengiriman dari maskapai pelayaran, maka maskapai pelayaran setuju untuk melepaskan kontainer ke penerima. Pada saat ini, freight forwarder penerima barang akan melanjutkan ke bea cukai dan mengatur pengiriman setelah dokumen-dokumen customs diselesaikan. Setelah kontainer dikirim ke penerima barang dan kargo telah dibongkar, maka proses logistik ekspor telah selesai.
Dalam perdagangan dan logistik internasional, penting untuk memahami Incoterm. Incoterms (International Commercial Terms) adalah pedoman dan aturan yang ditetapkan oleh ICC (International Chamber of Commerce) untuk mendefinisikan peran dan tanggung jawab penjual dan pembeli dalam perdagangan internasional. Incoterms adalah definisi dan interpretasi istilah komersial yang diterima secara internasional. Dalam perdagangan internasional, Incoterms membantu mendefinisikan tanggung jawab para pihak dalam hal biaya dan risiko. Oleh karena itu, dokumen pengiriman harus menyatakan dengan jelas Incoterms yang relevan dengan transaksi perdagangan.
Tenaga ahli logistik ekspor
Tenaga ahli logistik eskpor sangat menentukan keberhasilan proses logistik ekspor. Kompetensi tenaga ahli logistik ekspor perlu disiapkan dan dibangun. Setidaknya, tenaga ahli logistik ekspor perlu dibekali dan dibangun fondasi karakter, keterampilan, dan pengetahuan yang relevan dengan pengelolaan bisnis ekspor, yang mencakup:
- Memahami keuangan dan anggaran
- Memahami teknologi
- Memahami persyaratan kepatuhan perdagangan internasional
- Keterampilan berjejaring
- Kemampuan analisis
- Akuntabilitas dan kemampuan beradaptasi
- Kemampuan untuk menerima umpan balik
- Kemampuan berkomunikasi
- Kemampuan mengatasi stress.
Pengetahuan manajemen dan teknik logistik perlu diajarkan dan dipraktikkan selama proses pembelajaran, sehingga diharapkan para lulusan program studi manajemen dan teknik logistik mampu:
- Bertanggung jawab atas proses logistik di perusahaan atau area pelabuhan.
- Bertugas mengelola transportasi dan pergudangan secara efisien.
- Menjadi spesialis logistik dengan keahlian di bidang IT, penyimpanan, transportasi dan teknik transhipment.
- Fokus pada aspek teknis penyimpanan dan transportasi.
- Mampu mengelola logistik ekspor & impor, global sourcing, dan rantai pasokan global.
Dengan kompetensi keahlian logistik tersebut, diharapkan para lulusan manajemen dan teknik logistik mampu mengelola dan meningkatkan kinerja logistik Indonesia pada lingkup logistik: logistik pangan, logistik perikanan dan kelautan, logistik perdesaan, logistik halal, smart logistics, logistik produk-produk kreatif, logistik perdagangan, logistik kesehatan, dan reverse logistics untuk mendukung keberhasilan bisnis ekspor.
Perguruan tinggi, industri, dan pemerintah memiliki peran penting dalam menyiapkan tenaga-tenaga ahli logistik. Kolaborasi ketiganya dalam bentuk penyelenggaraan pembelajaran, riset, magang, dan rekruitmen lulusan merupakan bentuk nyata pengembangan talenta ahli logistik sebagai upaya untuk meningkatkan kinerja ekspor dan logistik di Indonesia.
14 Agustus 2022
Referensi:
- Green, Keegan, 2020. Global Marketing, 10th edition, Pearson.
- https://www.dripcapital.com/resources/blog/export-logistics-process
- Webinar Nasional 2022 Dies Natalis Teknik Logistik Institut Teknologi Telkom Purwokerto (ITTP) “Peran Ahli Logistik dalam Mendukung Keberhasilan Bisnis Ekspor”, Purwokerto, 13 Agustus 2022, yang dimoderatori oleh Miftahol Arifin, S.T, M.T, Dosen Teknik Logistik ITTP.
*Isi artikel merupakan pemikiran penulis dan tidak selalu mencerminkan pemikiran atau pandangan resmi Supply Chain Indonesia.
Download artikel ini:
SCI - Artikel Menyiapkan Tenaga Ahli Logistik untuk Pengembangan Pasar Ekspor (Bagian 2 dari 2 Tulisan) (1.0 MiB, 116 hits)
