Oleh: Dr. Zaroni, CISCP., CFMP.
Head of Consulting Division | Supply Chain Indonesia
Peter F. Drucker, sang mahaguru manajemen pernah mengingatkan para pemimpin organisasi perusahaan bahwa alasan perusahaan adalah sejatinya untuk melayani pelanggan melalui produk dan layanan.
Penciptaan produk dan layanan pelanggan memerlukan serangkaian aktivitas inti (core activities) seperti riset pasar, desain produk, produksi, pemasaran, dan penjualan. Tidak cukup hanya aktivitas tersebut, perusahaan perlu menjalankan aktivitas layanan pelanggan (customer services) seperti pengelolaan keuangan, pencatatan transaksi keuangan, pelaporan keuangan, pengelolaan sumber daya manusia, pengembangan, pengelolaan ICT, pemeliharaan infrastruktur perusahaan seperti gedung, kendaraan, gudang, dan lain-lain. Aktivitas ini sering kita kenal sebagai aktivitas pendukung (support activities)
Banyak perusahaan mulai fokus pada pengelolaan aktivitas inti agar dapat memberikan pelayanan pelanggan secara maksimal. Upaya peningkatan peran dari aktivitas pendukung pun terus dilakukan, selain mengoptimalkan sumber dayanya agar dicapai efisiensi.
Aktivitas keuangan, pengelolaan keuangan, akuntansi, ICT, dan pengelolaan aset sering diselenggarakan secara bersama, atau disentralisasi pada lokasi tertentu untuk memberikan pelayanan kepada banyak cabang atau unit di beberapa kota. Model pengelolaan aktivitas support dengan memberikan pelayanan bersama ini sering kita kenal dengan shared service center (SSC).
Dalam beberapa tahun terakhir, kecenderungan perusahaan untuk mengembangkan SSC semakin meningkat. Ini terutama dipicu oleh kemajuan teknologi ICT, baik aplikasi, teknologi jaringan, maupun penggunaan berbagai perangkat cerdas.
Kantor Pos dan Telkom misalnya, telah menyelenggarakan SSC untuk pengelolaan fungsi keuangan, akuntansi, SDM, ICT, dan aset. Dulu setiap kantor pos menyelenggarakan fungsi support tersebut masing-masing. Sekarang fungsi support disentralisasi berdasarkan regional tertentu yang memberikan pelayanan ke banyak cabang kantor pos di beberapa kota.
Dengan model SSC seperti ini, kantor pos pun mendapatkan banyak manfaat. Tidak perlu lagi di setiap kantor pos ada bagian (department) akuntansi, keuangan, pengelolaan SDM, ICT, dan aset. Pengurangan pegawai dapat dilakukan. Realokasi pegawai yang biasa menyelenggarakan aktivitas fungsi support dialihkan ke fungsi bisnis, seperti penerimaan layanan pelanggan di loket, layanan penjemputan barang, pemrosesan, dan pengantaran barang. Kantor pos lebih fokus pada pelayanan pelanggan, sementara pengelolaan fungsi support dilakukan bersama (common activities) dalam unit shared-service center.
Pengalokasian biaya implementasi SSC memerlukan solusi pengalokasian biaya (cost allocation) yang akurat. Bila tidak akurat, alokasi biaya SSC akan over costing atau under costing. Setiap cost harus dibebankan (cost assignment) ke obyek biaya (cost object). Cost merupakan pemakaian sumber daya untuk tujuan tertentu. Sumber daya ini bisa berupa tenaga kerja, kendaraan, bahan bakar minyak (fuel), gedung, peralatan kantor, perlengkapan kantor, ICT, dan lain-lain untuk menyelenggarakan aktivitas inti dan support yang diperlukan dalam penciptaan produk dan layanan pelanggan.
Pemakaian tenaga kerja misalnya, menimbulkan biaya upah dan gaji. Pemakaian kendaraan akan menimbulkan biaya sewa kendaraan atau biaya penyusutan kendaraan. Pemakaian bahan bakar menimbulkan biaya bahan bakar. Penggunaan gedung menimbulkan biaya sewa gedung atau biaya penyusutan gedung. Demikian juga pemakaian perlengkapan kantor, perusahaan mencatat biaya pemakaian perlengkapan kantor.
Semua biaya pada akhirnya harus dibebankan ke obyek biaya. Obyek biaya ini dapat berupa department seperti produksi, pemasaran, administrasi atau obyek biaya berupa produk dan pelanggan. Pembebanan biaya (cost assignment) ke obyek biaya dilakukan dengan cost tracing atau cost allocation.
Perbedaannya terletak pada jenis biaya. Biaya langsung (direct cost) dibebankan secara langsung ke obyek biaya karena dapat ditelusuri setiap pemakaian biaya secara akurat. Contoh biaya langsung untuk produksi adalah biaya pemakaian bahan baku (direct material cost) dan biaya tenaga kerja langsung (direct labor cost). Kedua biaya ini sering disebut sebagai prime cost.
Sebaliknya, kita tidak dapat menelusuri pemakaian biaya tidak langsung (indirect cost) untuk setiap obyek biaya. Karenanya, pembebanan biaya tidak langsung ini umumnya dilakukan dengan pengalokasian biaya (cost allocation). Biaya tidak langsung untuk produk, misalnya biaya overhead pabrik seperti biaya penyusutan pabrik, biaya gaji mandor, biaya asuransi pabrik, biaya pemakaian suku cadang mesin, dan lain-lain.
Biaya SSC merupakan biaya bersama (common cost), sehingga pembebanan biaya ke obyek biaya dilakukan dengan pengalokasian biaya. Dalam literature akuntansi biaya (cost accounting), banyak dikenalkan metode pengalokasian biaya, yang dapat dikelompokkan menjadi dua pendekatan pengalokasian biaya yaitu, pendekatan tradisional (traditional approach) dan pendekatan activity – based costing.
Pendekatan tradisional menggunakan dasar tertentu yang masuk akal secara proposional dalam pengalokasian biaya. Dikatakan masuk akal karena dalam pengalokasian biaya ini menggunakan basis tertentu yang rasional, memiliki hubungan yang rasional antara biaya dan obyek biaya. Contoh pendekatan tradisional dalam alokasi biaya SSC: luas meter persegi penggunaan ruangan kantor sebagai dasar dalam alokasi biaya sewa gedung.
Sementara pendekatan activity-based costing (ABC), pengalokasian biaya didasarkan pada biaya aktivitas yang dilaksanakan untuk memberikan pelayanan kepada unit tertentu. Pengalokasian biaya SSC dengan menggunakan pendekatan ABC diyakini akan menghasilkan pengalokasian biaya yang lebih akurat dibandingkan dengan pendekatan tradisional.
Keakuratan pengalokasian biaya menjadi penting, agar pembebanan biaya ke obyek biaya tidak over costing atau under costing. Baik over costing atau under costing akan menyebabkan pengambilan keputusan biaya tidak tepat (misleading).
8 Januari 2018
*Isi artikel merupakan pemikiran penulis dan tidak selalu mencerminkan pemikiran atau pandangan resmi Supply Chain Indonesia.
Download artikel ini:
SCI-Artikel Shared Service Center (bagian 1) (733.3 KiB, 416 hits)
