Oleh: Dr. Zaroni, CISCP., CFMP.
Head of Consulting Division | Supply Chain Indonesia
Di masa lalu, banyak kalangan yang memandang warehouse sebagai cost center. Warehouse tidak lebih sebagai tempat penyimpanan barang yang tidak memberikan nilai tambah. Warehouse hanya sebagai unit atau divisi yang menimbulkan biaya. Karenanya, tidak banyak pengembangan dan inovasi yang dilakukan dalam pengelolaan warehouse.
Sejatinya keberadaan dan fungsi warehouse sangatlah sederhana. Ursula Andress (lahir tahun 1936), aktris film kelahiran Swiss yang membintangi film-film ternama pernah berujar: “If I don’t have room for an item, I put it in warehouses”. Sesederhana itu. Fungsi utama warehouse sebagai tempat penyimpanan berbagai barang yang sangat diperlukan manakala tidak ada lagi ruangan untuk menaruhnya.
Dalam konteks perdagangan dan distribusi, fungsi warehouse kemudian berkembang. Awalnya, warehouse menjadi tempat persinggahan (trans-shipment point) di mana barang-barang diterima untuk selanjutnya dikirim secepatnya dengan biaya yang paling efisien.
Selama beberapa tahun, secara prinsip tidak banyak yang berubah dari proses dan aktivitas warehouse. Di dalam warehouse, aktivitas utama yang dilakukan adalah penerimaan barang, pemeriksaan barang, penempatan barang ke rak-rak atau tempat penyimpanan, penerimaan, dan proses order untuk pengambilan barang dari lokasi tempat penyimpanan, pemenuhan barang-barang sesuai order, dan penyiapan pengiriman barang. Di dalamnya, termasuk beberapa aktivitas tambahan seperti pelabelan, perakitan, dan pengepakan.
Sepanjang tahun aktivitas utama yang dilakukan dalam pengelolaan warehouse seperti itu. Beberapa perbaikan warehouse dilakukan terutama pada modernisasi proses otomatisasi, penggunaan teknologi peralatan, penerapan sistem ICT, dan penerapan sistem pengukuran kinerja pengelolaan warehouse.
Pentingnya persediaan
Pertanyaan mendasar sering kali diajukan: mengapa kita harus menyimpan barang? Pertanyaan ini mengarahkan pada jawaban pentingnya persediaan. Kebutuhan adanya persediaanlah yang mendorong perlunya warehouse. Tanpa persediaan tidak lagi diperlukan warehouse, karenanya, menjadi penting bagi kita untuk memahami alasan atau pertimbangan mengapa kita harus menyimpan barang sebagai persediaan.
Dalam bisnis, persediaan banyak macamnya. Kita mengenal persediaan bahan baku (raw material inventory), yaitu bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi. Pada produksi air minum dalam kemasan misalnya, persediaan bahan baku ini berupa air mineral. Selain bahan baku, proses produksi memerlukan bahan penolong seperti komponen (spareparts), kemasan, label, dan lain-lain. Perusahaan perlu menyiapkan dan menyimpan persediaan bahan baku dan bahan penolong untuk menjamin ketersediaan bahan baku dalam proses produksi.
Selain persediaan bahan baku, dalam proses produksi kita menemukan persedian barang dalam proses (work-in process). Persediaan ini sifatnya sementara. Seringkali tidak memerlukan penyimpanan di warehouse, karena langsung diproses menjadi persediaan barang jadi (finished goods). Persediaan barang jadi inilah yang umumnya memerlukan penyimpanan di warehouse sampai produk dijual dan didistribusikan ke saluran distribusi seperti distributor, grosir, dan toko pengecer.
Warehouse berperan penting dalam pengelolaan persediaan. Dalam konteks supply chain, adanya persediaan diperlukan untuk mengantisipasi pola permintaan yang tidak pasti dan fluktuatif. Dalam dunia yang penuh dengan ketidakpastian, perlu persediaan. Ketidakpastian dalam permintaan barang maupun pasokan barang. Pasokan beberapa barang sangat dipengaruhi oleh cuaca dan musim, terutama komoditi pertanian. Demikian juga pola permintaan yang banyak dipengaruhi oleh selera konsumen, tingkat persaingan, produk subsitusi, produk komplementer, perubahan income masyarakat, dan lain-lain. Perubahan parameter ini menentukan pola permintaan.
Pertimbangan biaya transportasi dan pengiriman barang seringkali menjadi alasan banyak perusahaan untuk menyimpan barang dalam jumlah besar. Ada trade-off antara biaya transportasi dengan biaya penyimpanan barang. Perusahaan yang menyimpan barang dalam jumlah besar dapat menekan biaya transportasi, karena tidak perlu sering melakukan order pengiriman barang dari pemasok. Namun, persediaan barang yang besar memerlukan kapasitas warehouse yang besar, sehingga menimbulkan biaya warehouse yang besar.
Adanya keinginan mendapatkan diskon atau pengurang harga pembelian sering menjadi pertimbangan perusahaan untuk menyimpan barang dalam jumlah besar. Umumnya, diskon harga pembelian diberikan penjual bila pembelian dilakukan dalam jumlah besar (bulk buying). Perusahaan perlu mempertimbangkan trade-off antara besaran diskon yang diperoleh dengan biaya penyimpanan barang per unit, selain risiko kadaluarsa barang karena disimpan terlalu lama.
Jarak antara lokasi pabrik dengan konsumen menjadi pertimbangan dalam penyimpanan barang di warehouse. Seberapa cepat perusahaan dalam memenuhi order pembelian dari konsumennya sampai barang diterima oleh konsumen – dalam supply chain dikenal dengan istilah lead time, menjadi pertimbangan penting dalam penentuan jumlah persediaan barang. Dalam hal ini, fungsi warehouse menjadi fasilitas untuk penyimpanan barang sehingga memungkinkan lead time semakin pendek.
Selain pertimbangan seperti yang dijelaskan di atas, alasan penyimpanan persediaan bisa disebabkan oleh kebutuhan perusahaan dalam mengantisipasi proses produksi yang terhenti (production shutdown), antisipasi untuk peningkatan permintaan produksi atau penjualan, dan mengelola seasonality.
Bahkan pada beberapa jenis barang tertentu, seperti wine, sigaret rokok kretek, batu dan logam mulia, dan barang-barang seni antik, semakin disimpan pada periode yang lama, semakin meningkatkan nilai barang. Pertimbangan penyimpanan barang untuk meningkatkan nilai barang ini sering dikenal sebagai investment stocks.
Bagi organisasi, perusahaan, dan lembaga publik, penyimpanan dokumen dalam periode waktu tertentu menjadi kewajiban (mandatory), seperti penyimpanan faktur, dokumen pajak, surat berharga, dan lain-lain. Semuanya ini menjadi pertimbangan penting, mengapa perusahaan harus menyimpan barang atau segala sesuatu di warehouse.
4 Juni 2018
*Isi artikel merupakan pemikiran penulis dan tidak selalu mencerminkan pemikiran atau pandangan resmi Supply Chain Indonesia.
Download artikel ini:
SCI_-_Artikel_Warehouse_dalam_Perspektif_Supply_Chain_Bagian_1_dari_2_tulisan-.pdf (747.3 KiB, 1,002 hits)
