Oleh: Dr. Zaroni, CISCP., CFMP.
Head of Consulting Division | Supply Chain Indonesia
Perbaikan kualitas menjadi inisiatif strategi penting dalam meningkatkan daya saing bisnis. Beberapa pendekatan dan metodologi perbaikan kualitas telah dikembangkan, seperti Kaizen, Deming Cycle, dan Six Sigma.
Kaizen
Banyak organisasi menerapkan pendekatan kaizen dalam perbaikan kualitas untuk memecahkan permasalahan yang paling urgent. Umumnya pendekatan kaizen menggunakan metodologi yang terstruktur dalam proses perbaikan kualitas sesuai langkah-langkah sebagai berikut:
- Mendefinisikan dan menganalisis masalah.
- Mengembangkan ide dan alternatif solusi masalah.
- Mengevaluasi ide dan memilih solusi alternatif terbaik.
- Melaksanakan solusi masalah.
Perbaikan kualitas dengan menggunakan pendekatan kaizen dengan memanfaatkan pertemuan tim perbaikan kualitas, yang dikenal dengan kaizen event atau sering disebut juga dengan kaizen blitz. Umumnya dalam kaizen event ini melibatkan semua anggota organisasi dari berbagai unit atau divisi yang mewakili berbagai tingkatan organisasi, mulai dari staf, supervisor, manajer, sampai kepada direksi. Dalam kaizen event ini dibahas permasalahan kualitas yang perlu solusi perbaikan segera.
Deming Cycle
Deming CYCLE mengembangkan serangkaian proses improvement untuk memastikan produk dihasilkan dengan berkualitas:
- Mendesain produk dengan terlebih dahulu melakukan beberapa uji coba.
- Membuat produk dan mengujinya di lini produksi dan laboratorium.
- Menjual produk ke market.
Melakukan evaluasi melalui riset market untuk menemukan apa yang dirasakan pengguna dan mencari tahu mengapa suatu produk tidak diminati pasar.
Pendekatan Deming Cycle dalam perbaikan kualitas berisi 4 tahapan: plan, do, study, dan act. Empat tahapan tersebut seringkali disebut PDSA cycle. Tahapan plan mencakup aktivitas review permasalahan dan situasi saat ini, pengumpulan data, dan rencana improvement. Tahapan do, rencana yang telah dirumuskan selanjutnya dijalankan melalui uji coba di laboratorium atau piloting. Selanjutnya tahapan study, mengevaluasi apakah uji coba yang telah dilakukan dapat berjalan dengan baik, serta mengevaluasi apakah permasalahan dan peluang perbaikan ditemukan. Tahap akhir dari PDSA cycle adalah act. Pada tahap ini, implementasi final plan dijalankan untuk memastikan bahwa improvement telah distandardisasi dan diterapkan secara berkelanjutan.
Six Sigma
Metodologi Six Sigma dalam perbaikan kualitas menggunakan pendekatan sistematis yang dikenal dengan DMAIC – Define, Measure, Analyze, Improve, dan Control.
Define. Setelah proyek Six sigma mulai dijalankan, langkah pertama adalah mendefinisikan permasalahan dengan jelas. Perumusan masalah secara jelas dimulai dari identifikasi target pelanggan dana pra harapan pelanggan terhadap karakteristik kualitas produk (CTQs – critical to quality characteristics) yang paling berpengaruh terhadap kinerja produk dan layanan, mendeskripsikan kinerja produk saat ini, mengetahui error produk, pengaduan pelanggan, melakukan benchmark praktik-praktik terbaik di industri sejenis, dan menghitung estimasi peningkatan revenue dan cost untuk menjalankan proyek perbaikan kualitas.
Measure. Fokus tahapan DMAIC adalah mengukur proses internal yang memengaruhi CTQs. Tahapan Measure memerlukan pemahaman yang baik kausalitas antara kinerja produk atau layanan terhadap customer value. Pengumpulan data, observasi, dan mendengar masukan dari tim internal dan pelanggan untuk perbaikan kualitas.
Analyze. Tahapan Analyze pada proses DMAIC memfokuskan pada mengapa terjadi defects, errors, atau varian. Analisis yang komprehensif akan memungkinkan diperoleh solusi akar masalah, bukan solusi symptom masalah.
Improve. Setelah akar masalah ditemukan, improvement dilakukan. Dalam tahap ini diperlukan pengelolaan perubahan untuk memastikan proses perbaikan dapat dijalankan dengan baik sesuai rencana.
Control. Tahap akhir dari proses DMAIC adalah control yang memfokuskan pada perbaikan kualitas dilaksanakan secara konsisten dan berkelanjutan.
Teknik Continuous Improvement
Tidak menjadi masalah pendekatan dan metodologi apa yang digunakan dalam quality improvement. Untuk dapat melakukan perbaikan kualitas, kita perlu mengetahui kinerja kualitas produk atau layanan saat ini, melakukan pengukuran kinerja kualitas secara periodik, mencari akar penyebab sumber masalah kualitas, dan melakukan perbaikan kualitas secara konsisten dan berkelanjutan.
Implementasi perbaikan kualitas memerlukan alat-alat dan teknik untuk pengumpulan preliminary data, perumusan masalah, pengumpulan data, analisis data, dan rekomendasi solusi perbaikan kualitas.
Teknik yang dikembangkan dalam continuous improvement dikenal dengan The Seven QC Tools sebagai berikut:
- Flowcharts.
- Check sheets.
- Histograms.
- Pareto diagrams.
- Cause-and-effect diagrams.
- Scatter diagrams.
- Control charts.
Teknik-teknik tersebut umumnya dikembangkan dari ilmu statistika, operasional riset, dan ekonometrika.
Flowcharts. Flowchart atau sering disebut process map merupakan gambaran proses yang menunjukkan urutan langkah-langkah pekerjaan. Flowcharts membantu tim yang terlibat dalam proses suatu pekerjaan atau proses bisnis dengan lebih baik. Manakala proses pekerjaan telah dideskripsikan dalam bentuk flowchart, selanjutnya beberapa pertanyaan kritis diajukan untuk perbaikan kualitas:
- Bagaimana proses ini memengaruhi customer value?
- Apakah tim dapat melakukan perbaikan atau mengeliminasi proses yang tidak memberikan value-added bagi pelanggan?
Check sheets. Pada dasarnya check sheet merupakan lembar pengumpulan data dan membantu dalam interpretasi data. Teknik ini membantu dalam pengumpulan data. Sebelum pengumpulan data harus diajukan beberapa pertanyaan mendasar sebagai berikut:
- Apa pertanyaan yang akan kita jawab?
- Apa jenis data yang kita perlukan untuk menjawab pertanyaan tersebut?
- Di mana kita mendapatkan data tersebut?
- Siapa yang menyediakan data tersebut?
- Bagaimana kita mengumpulkan data dengan upaya yang minimal dan tingkat kesalahan yang paling minimal?
Histograms. Varian atau penyimpangan dari proses selalu ada. Varian ini dapat disajikan dalam bentuk diagram batang (histogram) agar secara visual mudah dilihat dan diinterpretasikan dengan cepat.
Pareto diagrams. Analisis pareto merupakan teknik untuk memprioritaskan atau memfokuskan pada sumber masalah. Manajer akan fokus pada frekuensi sumber masalah yang paling sering. Umumnya aturan pareto adalah 20/80, artinya 20% sumber masalah akan berdampak terjadinya masalah 80%.
Cause-and-effect diagrams. Teknik yang paling banyak digunakan untuk mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah adalah diagram cause-and-effect. Diagram ini juga dikenal dengan diagram fishbone atau diagram Ishikawa, merujuk pada nama seorang ahli kualitas dari Jepang yang pertama kali mengembangkan diagram cause-and-effect.
Dalam menggunakan diagram cause-and-effect, umumnya dilakukan dengan cara brainstorming sehingga setiap anggota organisasi dapat berkontribusi. Identifikasi akar masalah (root cause analysis)
Scatter diagrams. Scatter diagram menyajikan grafik hubungan antarvariabel yang diduga sebagai penyebab dan akibat. Scatter diagram membantu manajer dalam melakukan improvement, dengan fokus pada penyebab yang paling berpengaruh terhadap masalah kualitas. Analisis regresi dapat digunakan untuk analisis pengaruh dengan multiple variable.
Control charts. Teknik ini pertama kali dikenalkan oleh Walter Shewhart pada tahun 1924. Teknik ini dikembangkan berdasarkan statistical process control (SPC). Control chart membantu manajer dalam mengidentifikasi peluang improvement dan verifikasi hasil improvement dengan yang diinginkan.
Perbaikan kualitas memerlukan tindakan manajer yang konsisten dan berkelanjutan. Pengukuran dan pengendalian atas kinerja kualitas penting untuk dilakukan. Penggunaan teknik-teknik quality control akan membantu manajer dalam quality improvement sehingga solusi perbaikan dapat dilakukan.
Referensi:
James R. Evans (2017). Quality and Performance Excellence. Management, Organization, and Strategy. 8e. Cengage Learning.
2 Mei 2017
*Isi artikel merupakan pemikiran penulis dan tidak selalu mencerminkan pemikiran atau pandangan resmi Supply Chain Indonesia.
Download artikel ini:
SCI - Artikel Quality Improvement (785.9 KiB, 469 hits)
