Oleh: Tedy Herdian, S.Kom, M.M.
Senior Consultant | Supply Chain Indonesia
Proses Keluar Pelabuhan (inbound drayage container)
- Menuju pabrik
proses ini dimulai ketika truk mendapat order dari forwarder, kemudian truk dari garasi/ pool bergerak menuju terminal untuk mengambil peti kemas yang akan di delivery dari terminal. Peti kemas diantar menuju pabrik atau gudang untuk dibongkar seluruh isi muatannya (stripping);
- Menuju depo
peti kemas kosong yang sudah dikeluarkan isinya di pabrik, akan disimpan di depo peti kemas kosong;
- Menuju garasi truk
truk peti kemas akan menuju garasi setelah mengantarkan peti kemas kosong ke depo.
Proses Masuk Pelabuhan (outbound drayage container)
- Menuju depo
setelah dapat order, truk peti kemas dari garasi akan bergerak menuju depo untuk mengambil peti kemas kosong;
- Menuju pabrik
peti kemas kosong yang sesuai dengan order, dibawa menuju pabrik diisi muatannya (stuffing);
- Menuju pelabuhan
peti kemas tujuan ekspor bergerak menuju gate terminal peti kemas, selanjutnya terminal menerima/ receiving peti kemas untuk diproses lebih lanjut.
Penerimaan peti kemas ekspor (receiving)
- petugas lapangan dan gate menerima dan mempelajari lay out ekspor sebagai panduan penempatan peti kemas ekspor di lapangan;
- Gate Operator (GO) menerima peti kemas ekspor, kartu ekspor (KE) yang sudah di Fiat B/C dan Equipment Interchange Receipt (EIR). GO melakukan penimbangan peti kemas, mengecek segel dan kondisi PK, serta memverifikasi KE & EIR. Bila tidak sesuai dikembalikan ke sopir/ shipper, dan bila sesuai dilakukan gate in transaction;
- GO melakukan gate in transaction, dimonitor oleh pengendalian, yard planner untuk ketersediaan blok pada sistem;
- petugas di lapangan memastikan kesiapan personil dan alat, menginformasikan ke pengendalian. Lift off peti kemas oleh RTG operator, dan dilakukan update posisi peti kemas;
- gate confirm dan cetak EIR.
Proses muatan peti kemas (cargoring & stevedoring)
- petugas operasi lapangan menerima dan mempelajari dokumen (CSL dan profile muat bay plan muat) dari pengendalian, kemudian menyiapkan personil, dan alat, dan menginformasikan ke pengendalian;
- operator RTG menerima job list dari pengendalian dan mengirim peti kemas ke dermaga sesuai urutannya, dan meng-update kedalam sistem;
- operator QCC melaksanakan pemuatan keatas kapal sesuai bay plan muat, koordinasi dengan Solo. Solo meng-update posisi peti kemas sesuai posisi aktual diatas kapal, dimonitor oleh pengendalian;
- membuat laporan hasil kegiatan per-shift dan time sheet per kapal berupa: gross berth productivity (GBP), vessel occupation ratio (VOR), dan quay crane rate (QCR);
- perencanaan lapangan melakukan pengecekan data terhadap semua peti kemas ekspor di sistem komputer disesuaikan dengan permintaan khusus dari shipping line;
- perencanaan kapal membuat bay plan muat berdasarkan profil muat yang diberikan oleh “shipping line” disesuaikan dengan kondisi penumpukan peti kemas ekspor di lapangan apakah sudah sesuai dengan profile muat yang diberikan “shipping line“. Jika belum sesuai maka perencanaan kapal menginformasikannya ke S/L;
- perencanaan kapal membuat bay plan muat untuk kapal tersebut kemudian perencanaan kapal mengajukan bay plan muat kepada “shipping line/ chief officer” untuk diverifikasi;
- Chief officer melakukan verifikasi (ACC) terhadap bay plan Perencanaan Kapal melakukan revisi terhadap bay plan muat dan membuat CWP untuk kegiatan muat, kemudian terminal mengarsip copy bay plan muat tersebut pengendalian operasi menerima copy bay plan muat untuk didistribusikan ke bagian terkait;
- pembuatan laporan RBM;
- pembuatan invoice
Aliran dokumen
- Pembuatan berthing contract
- bagian pemasaran, memberikan informasi tentang syarat-syarat berthing contract kepada pelanggan (shipping line) yang akan rutin sandar dan yang belum memiliki berthing contract;
- pelanggan, menerima surat penawaran dan draft berthing contract (dari bagian pemasaran) sebagai bahan dalam memutuskan setuju atau tidaknya dilakukan berthing contract;
- bagian pemasaran, menerima surat persetujuan kontrak dari pelanggan dan menyampaikan ke bagian hukum untuk segera dibuatkan draft berthing contract;
- membuat draft berthing contract yang didasarkan pada master berthing contract yang dihasilkan oleh tim berthing contract;
- pelanggan, menyerahkan berthing contract yang sudah ditandatangani berikut dokumen legalnya;
- bagian pemasaran, menerima berthing contract yang sudah ditandatangani (2 rangkap) dan dokumen legal dari pelanggan. Dokumen legal diserahkan kepada bagian hukum. Berthing contract dibawa ke untuk juga ditandatangani.
- Pembuatan dokumen ekspor-impor
- prosedur pembuatan dokumen ekspor/ impor dimulai setelah menerima dokumen persetujuan open stack dan rapat kapal;
- shipper/ consignee mengajukan form aplikasi dan dokumen pendukung;
- customer service melakukan validasi dan verifikasi pada dokumen yang diajukan, apabila belum lengkap segera dikembalikan kepada pelanggan untuk dilengkapi, bila lengkap mencetak No. BAT untuk diberikan kepada pelanggan;
- Data Entry Operator (DEO) melakukan updating (peng-entry-an) dan melakukan pengecekan;
- bila membutuhkan konfirmasi, maka courier approval akan mendatangi bagian terkait untuk mendapatkan konfirmasi/ approval maupun klarifikasi;
- customer service menerima bundel dokumen, mengecek, dan memverifikasi. Kemudian menyerahkan hasil dokumen billing kepada pelanggan dengan menukar No. BAT dan nota yang telah dibayar di bank oleh pelanggan.
- Pembuatan nota RBM – A/R
- Jurnal Entry Agent (JEA) menerima lembaran data realisasi bongkar muat (RBM) yang telah ditandatangani, atas hasil kegiatan operasional bongkar muat di dermaga suatu vessel untuk segera diproses menjadi nota tagihan (A/R) kepada shipping line, selanjutnya JEA akan memasukan data vessel, agent, dan account bank sesuai bank penerima serta nilai kurs pajak (PPn) yang berlaku jika diperlukan;
- apabila ada diskon maka JEA akan meng-entry data diskon agar nota yang akan dicetak sudah termasuk diskon yang telah disetujui, kemudian JEA akan mencetak nota tersebut;
- jika tidak ada diskon maka JEA langsung mencetak nota dan diserahkan kepada bagian billing;
- bagian billing menerima nota RBM beserta form RBM dari JEA, setelah diperiksa maka diserahkan ke accounting/ A/R staf untuk dikirim kepada agent/ shipping lines;
- A/R staf menerima nota RBM dari billing kemudian mencatat dan dibuatkan surat pengantar/ tanda terima nota kemudian dikirimkan melalui kurir kepada agent/ shipping lines, setelah nota diterima oleh agent/ shipping lines maka A/R staf akan menentukan jatuh tempo dari nota tersebut. Copy received dikirim ke JEA untuk diposting ke GL (sistem).
- Pembuatan nota cash
- Invoice agent (IA) menerima data kemudian mencetak invoice serta membubuhkan paraf pada application form serta melakukan verifikasi nota dan menyerahkan ke bank;
- bank menerima invoice dari IA dimana setelah diinput oleh petugas bank akan diberikan lembar 1, 2, 3 kepada customer dan lembar ke 4 untuk arsip bank serta lembar ke 5 untuk JEA;
- DA menerima application form dan dokumen pendukung dari bank dan selanjutnya mencetak SP2, KE, EIR atau SPK serta membubuhkan paraf pada form aplikasi dan menyerahkan bersama dengan SP2, KE, EIR atau SPK kepada front office (CS2);
- JEA menerima bundle invoice (nota lembar ke 5), cash register, dan nota kredit dari bank, dan selanjutnya mencetak list nota pendapatan dan mencocokkan apakah jumlah invoice sama atau tidak. Jika tidak sesuai maka dikembalikan ke bank untuk dikoreksi kembali. JEA juga memposting ke GL (sistem).
Ketepatan waktu pengiriman barang serta biaya yang terjadi dalam suatu siklus logistik pengiriman barang merupakan aspek yang menjadi perhatian bagi semua pihak, termasuk pemerintah. Ketepatan waktu pengiriman barang serta biaya yang terjadi tidak hanya dari sisi port operator (operator pelabuhan), customs (bea cukai), dan other government agency (OGA) tetapi juga melibatkan banyak pihak dari pelaku usaha sebagai penyedia jasa logistik.
Alur logistik peti kemas yang efektif dan efisien akan berpengaruh terhadap kelancaran arus barang dan biaya yang sangat kompetitif. Untuk itu, diperlukan sistem logistik berbasis IT dengan melakukan riset terhadap detik proses yang ada dan perlunya kolaborasi antar stakeholder untuk membangun sistem yang terintgrasi.
Referensi:
- Zhang R, Yun WY, Kopfer H. 2015. Multi-size container transportation by truck: modeling and optimization. Flex Serv Manuf J 27:403–430 DOI 10.1007/s10696-013-9184-5
- Xue Z, Lin WH, Miao L, Zhang C. 2015. Local container drayage problem with tractor and trailer operating in separable mode. Flex Serv Manuf J 27:431–450 DOI 10.1007/s10696-014- 9190-2
- Peraturan Pemerintah Republik Indonesia no 20 tahun 2010 tentang Angkutan Perairan
- Terminal Peti kemas Koja, http://www.tpkkoja.co.id/profiles/standart
- Asosiasi Pengusaha Truk Indonesia (Aptrindo)
- Laporan Akhir: Penelitian Potensi Bisnis Pelabuhan di Indonesia untuk BRI (2018)
21 November 2018
*Isi artikel merupakan pemikiran penulis dan tidak selalu mencerminkan pemikiran atau pandangan resmi Supply Chain Indonesia.
Download artikel ini:
SCI - Artikel Alur Logistik Peti Kemas (Bagian 2 dari 2 tulisan) (803.6 KiB, 1,051 hits)
